Svenska kontor används i genomsnitt bara en tredjedel av tiden. Samma mönster syns i övriga Norden. Det leder till onödiga kostnader, hög energiförbrukning och beslut som bygger mer på antaganden än på fakta.
Det säger Kristin Berg, senior vice president på mjukvarubolaget EG, som står bakom den nya rapporten Nordic Workplace Utilization Report, där dataflöden från ett hundratal kontor i Norden har analyserats.
[ Annons ]
– Hybridarbete har inte gjort kontoret irrelevant, men det har gjort närvaron oförutsägbar. Och när närvaron är oförutsägbar blir det dyrt att planera utifrån gissningar, säger Kristin Berg.
Enligt rapporten är kontoren som mest välbesökta mitt i veckan. Tisdagar och onsdagar är tydliga toppdagar, medan närvaron sjunker mot fredagen. Det finns också en viss säsongsvariation, med lägre närvaro under vår- och sommarmånaderna.
Trots det planeras ofta ytor, energi och service som om kontoren används jämnt, fem dagar i veckan, året runt.
– Organisationer håller en driftsnivå som inte speglar verkligheten. Kostnaderna följer ytan, inte aktiviteten. Det är ett slöseri med både pengar och resurser, säger Kristin Berg.
Genom att följa hur medarbetarna använder kontoret kan organisationer anpassa bland annat ventilation, värme och belysning efter faktisk närvaro. Men det handlar också om enklare åtgärder, menar Kristin Berg.
– Se över service och avtal. Behöver kontoret verkligen städas fem dagar i veckan? Det är ett enkelt första steg. Det handlar inte alltid om att kapa en stor kostnad, utan många mindre kostnadsdrivare som tillsammans blir betydande.
Samtidigt är det en balansgång. Ska kontoret anpassas efter majoriteten som är där några dagar i veckan, eller efter dem som är på plats varje dag?
– Här är kommunikationen avgörande. Förstår medarbetarna syftet – till exempel att besparingarna görs för miljön eller för att frigöra pengar till utveckling och kulturbyggande – är det lättare att få inte bara acceptans, utan positivt gehör.
Men frågan om kontorsanvändning är inte enbart en driftfråga. På en marknad med högre fysisk frånvaro blir det mer av en lokalstrategi, framhåller Kristin Berg.
– Med hjälp av data kan man testa förändringar i liten skala. Man kan till exempel stänga av ett halvt våningsplan eller prova en ny zonindelning och följa effekten. Det är mer effektivt än att göra stora och dyra ombyggnationer innan man vet vad som fungerar.
När behoven förändras snabbt ökar också kraven på flexibilitet i själva utformningen. Lösningar som flyttbara eller löstagbara väggar gör det möjligt att anpassa lokalerna över tid.
– Framtidens kontor behöver kunna öppnas upp eller delas av efter behov. I stället för att ha ett stort mötesrum som står tomt större delen av året kan man skapa en större yta vid behov, till exempel för en townhall, och använda den på andra sätt resten av tiden.
Tillgången till data har även potential att förändra relationen mellan hyresgäst och fastighetsägare. I dag är hyreshanteringen ofta reaktiv. Först när uppsägningen kommer står det klart att lokalen varit för stor, menar Kristin Berg.
– Om en hyresgäst bara använder 35 procent av ytan går det att se det i tid. Då kan fastighetsägaren agera innan kunden säger upp avtalet, säger hon.
Det kan handla om att föreslå en flytt till en mindre lokal i samma bestånd, eller till ett annat våningsplan som bättre matchar hur ytan faktiskt används.
– I stället för att tappa en kund kan man erbjuda en bättre anpassad lösning. Data gör det möjligt att gå från en reaktiv till en proaktiv affärsmodell.
