Med hjälp av AI är det möjligt att optimera allt från drift och underhåll till energianvändning och hyresgästupplevelser. Smartare, och datadrivna beslut kan bidra till både hållbarhet och kostnadsbesparingar. För de flesta har AI blivit en del av vardagen på mycket kort tid.
I fastighetsbranschen finns det numera en mängd lösningar. Men när det kommer till att skaffa sig den heltäckande plattformen som hanterar den mesta av fastighetsdatan är det många som tvekar. Inte minst kan dyra licenser avskräcka. Pontus Andersson, driftchef på kommunala Säfflebostäder, fattade beslutet att bygga en egen AI-baserad driftassistent, dit man knutit varenda fastighet bolaget äger och förvaltar.
[ Annons ]
– I stället för att köpa in ännu en specialiserad ritnings- eller förvaltningsplattform med dyra licenser har vi byggt en egen AI-baserad driftassistent, där vi knutit varenda fastighet vi äger och förvaltar. Det har förändrat vardagen både för mig som driftchef och för våra fastighetsskötare, säger Pontus Andersson.
Men allra mest handlade det om att Pontus Andersson inte tycker att det finns någon lösning på marknaden som enkelt knyter samman all data och gör den tillgänglig på ett enkelt sätt.
Den lösning Säfflebostäder landat i är egentligen ganska enkel. Plattformen är baserad på Microsoft Copilot som är kopplad till en driftassistent som tolkar ritningsunderlag och dokument.
[ Annons ]
– Det är både avancerat och ganska lätt på samma gång. Allt underlag i form av ritningar och annan information finns ju redan på olika plattformar. Men problemet har varit att snabbt och enkelt kunna hitta och tolka det rätt.
Pontus Andersson beskriver hur vardagen ser ut med den nya egna AI-lösningen.
– När någon åker ut på en vattenläcka mitt i natten kan de skriva till driftassistenten: “Björkbacken – var sitter avstängningsventilen för Lägenhet 16?” och få ett direkt svar med hänvisning till rätt ritning och placering i huset. I stället för att leta i mappar, logga in i flera system eller ringa runt, får de praktiskt stöd där och då, berättar Pontus Andersson.
Finns det några risker? Som att AI:n kan börja hallucinera och göra helt egna tolkningar?
– Det går aldrig att vara helt säker på att det är korrekt. Men när jag byggt denna lösning har jag begränsat vilken information den får använda. AI:n får exempelvis inte gå ut på webben för att söka egen information, utan enbart använda den information som vi försett den med. Den får heller inte ge svar om den inte klarar att uppfylla alla kriterier på korrekt underlag, förklarar Pontus Andersson.
Den största risken är inte AI:n i sig, menar Pontus Andersson, utan om den jobbar på fel eller gammal information.
– Då kan den ge svar som ser korrekta ut men inte stämmer, och om vi människor litar blint på det blir det ett problem. Därför är det avgörande att vi har ordning på våra dokument, behörigheter och rutiner. AI:n ska ses som stöd, inte en ersättning för sunt förnuft.
Dock ser han begränsningar i användningsområde. Så länge det handlar om praktisk hjälp i den dagliga förvaltningen är det relativt riskfritt. Men det är sannolikt en bit kvar tills det går att helt lita på AI-lösningen för att exempelvis ta fram material till en större upphandling.
Den utgångspunkt Pontus Andersson beskriver kan nog kännas igen av många andra fastighetsbolag. Det är ritningar spridda i olika system och mappar, OVK- och andra myndighetsbesiktningar finns någon annanstans i ett separat system, inget av detta är länkat direkt till och underhållsplaner och med lite tur finns driftinformation och kunskap om specifika fastigheter i huvudet på enskilda medarbetare.
AI:n ska ses som stöd, inte en ersättning för sunt förnuft.
Fördelarna är att befintlig dokumentation nu blivit användbar på riktigt, menar berättar Pontus Andersson.
– Kunskapen om fastigheterna är inte längre är lika personberoende. Och det innebär också att jour och akuta insatser blir tryggare och effektivare. Innan har vi haft underlag i form av ritningar. Men har det varit en vattenläcka har vi inte haft tid att springa och leta där, utan sprungit runt som yra höns för att försöka hitta rätt.
Hittills har lösningen enbart använts i den egna förvaltningen. För Pontus Andersson har det varit viktigt att testa skarpt att det verkligen fungerar. Men tanken är att nu skala upp så att andra verksamheter kan använda verktyget.
– Då ska exempelvis en rektor på en skola kunna in i systemet och fråga när ett klassrum ska målas om och får svar direkt utan att behöva gå via oss. Det kommer att spara mycket tid och resurser, säger Pontus Andersson.
