Egenkontrollen kan bli bättre

Massa extra jobb? Eller ett bra sätt att få koll, och på köpet spara både pengar och tid? Meningarna om egenkontrollen går isär – kanske i lika stor utsträckning som tillämpningen skiljer mellan kommunerna.

Avfallshanteringen, en av många punkter på protokollet, är bara runt hörnet så Petra Skärlina Fogelsjöö, miljö- och hälsoskyddsinspektör från Stockholms stad föreslår att vi börjar tillsynsrundan där.

Vi besöker bostadsrättsföreningen Pergolan i Enskede, södra Stockholm.
– Det ska bli intressant att se vad det här egentligen handlar om. Vi frågade vår förvaltare, men de visste inte heller vad egenkontroll egentligen gick ut på, säger föreningens ordförande Mikael Söderberg.

Vi svänger runt hörnet.
– Det funkar inte så bra med källsortering här. Vi har inga bra utrymmen inomhus, och när vi provade att ha behållare för sortering här ute så blev det fullt direkt eftersom villaägarna i området slängde sina sopor här.

Det märks direkt när Mikael Söderberg redogör för soplösningen att här har man koll på att huset funkar. Men har man koll på egenkontrollen?

Egenkontrollansvaret har funnits sedan miljöbalken trädde i kraft 1999. Det var på många sätt en stor omvälvning, framförallt att det nu kom att råda en omvänd bevisbörda. Tidigare var det myndighetens ansvar att kontrollera att det inte uppkom problem. Nu är det den som bedriver verksamhet som är skyldig att visa att den inte orsakar olägenheter för människors hälsa.
– Jag tycker att det är en positiv förändring. Nu lägger man istället kunskapskraven på den som bedriver verksamheten. Jag ser tillsynen mer som en kunskapshöjande insats än ren kontroll. För oss är det en möjlighet att komma ut och bidra med vår kunskap, säger Petra Skärlina Fogelsjöö.

Just som Rikard Silverfur, näringspolitisk expert på Fastighetsägarna Sverige, vill att det ska vara. Men så är det inte överallt. Tillsynen varierar stort mellan landets kommuner. I vissa görs ingen tillsyn alls (läs mer i artikeln om radon).
– Våra medlemmar vittnar om att många kommunala tillsynspersoner är osäkra på hur de ska utöva sin tillsyn, säger Rikard Silverfur.

I värsta fall blir det en kontroll av kontrollörens kontroll. Som när fastighetsägaren enligt regelverket är skyldig att anlita en auktoriserad inspektör för kontroll av ventilationen men ändå vill kommunens inspektör göra egna mätningar.
– Myndighetskontrollen ska vara en kontroll av egenkontrollen, med vissa stickprov. I de flesta fall ska det räcka med att titta i egenkontrollsystemet, säger Rikard Silverfur.

Jan Thorsson, numera vd för Vårgårda Bostäder, men som under sin tid på Fastighetsägarna GFR byggde upp Fastighetsägarnas system för egenkontroll, håller med. I grunden är egenkontrollen ”ett sätt att höja oss som fastighetsägare”. Men han menar att trots mer än 20 år, så har inte det nya förhållningssättet hunnit slå igenom.
– Tidigare har fastighetsägare och miljöinspektör bara mötts när det funnits ett verkligt problem. Nu är det en ny situation där mer handlar om ett samarbete. Det blir alltså helt nya roller där bägge parter kan känna sig lite osäkra, säger han.

Särskilt osäkra är dock vare sig Petra Skärlina Fogelsjöö eller Mikael Söderberg nere i husets undercentral. Mikael redogör för rutinerna.
– Vi har ett heltäckande avtal med en förvaltare, de ska kolla allt och säga till om det uppstår avvikelser. Men när jag ville få tag i dokumentation från rondering visade sig inte vara helt lätt.

Det får Petra att rynka bekymrat på pannan.
– Kan du visa mig var de läser av temperaturen?

– Jag gissar… här, säger Mikael och pekar på en termometer.

Framledningstemperaturen – visserligen korrekt,  men Petra förklarar hur det i ett VVC-system är viktigast att ha koll på returtemperaturen. Hon guidar rätt i rör-röran och pekar ut rätt termometer som visar 56 grader, helt okej alltså.
– Som det ser ut idag är det ju inga problem med själva systemet. Men ni bör se till att ni får bättre återkoppling från er förvaltare. Och det är bra om ni själva också kontrollerar temperaturen med jämna mellanrum, säger Petra.

Rent generellt handlar anmärkningarna i tillsynen till största grad om bristande rutiner, snarare än att det föreligger en faktisk fara.
– Här saknas det intyg om godkänd OVK, säger Petra när vi passerar anslagstavlan i porten.

– Ja, det beror på att vi inte har någon, säger Mikael.

Även om han ser rätt cool ut så finns där en viss oro för vad miljöinspektören nu ska säga. Blir det en fet plump i protokollet, kanske till och med ett vitesföreläggande?

Huset byggdes med självdragsventilation. Och drag hade man. I början av 90-talet bestämde man sig därför för att tilläggsisolera fasad och fönster. Nu var det tätt – alldeles väldigt tätt.
– Vi vet att vi måste göra något åt detta. Men samtidigt vill vi inte bara göra den billigaste och enklaste lösningen för att få en godkänd OVK, alltså att borra upp ett par hål i fönsterkarmarna. Dels skulle vi med vårt läge alldeles intill den trafikerade Nynäsvägen få in både buller och smuts, dels vill vi hitta ett system som gör att vi kan minska vår energi-förbrukning.

Petra är nöjd. Godkänd OVK ska man ha, men här finns det en tydlig plan för hur det ska lösas. Å andra sidan är en godkänd OVK faktiskt inte heller någon garanti för att klara sig undan en anmärkning. Kanske det område i egenkontrollen som vållar mest huvudbry. OVK styrs av plan- och bygglagen och handlar om att ventilationen fungerar som var avsett när huset byggdes. Men det betyder inte alltid att inomhusmiljön klarar miljöbalkens krav.

– Förhoppningsvis så innebär det att om man gör rätt enligt ett regelverk så gör man rätt enlig det andra. Men ibland krockar de. Fastighetsägare upplever att man gjort det man ska när man har godkänd OVK-besiktning. Ändå får man ibland anmärkningar vid miljötillsyn, vilket är förvirrande. Ett bra inneklimat är naturligtvis viktigast, säger Rikard Silverfur.

För att egenkontrollen verkligen ska fungera så bra som alla vill, menar han att tillsynen måste anpassas bättre till den verklighet som fastighetsägaren verkar i.
– Kommunen bör agera mer som en enhet och utforma tillsynen i relation till fastighetsägaren.

Ett synsätt som man delar på miljöförvaltningen i Stockholm.
– Våra inspektioner formas av att olika fastighetsägare har kommit olika långt med sitt egenkontrollarbete. Vi möter dem på den nivå som de är på och försöker få dem att komma vidare med sitt egenkontrollarbete genom att informera om lagstiftningens krav samt diskutera deras rutiner, säger Erika Dahlstrand, kollega till Petra på miljöförvaltningen.

Efter två timmar är så alla punkter på Petras lista avprickade. Man enas om att Mikael ska återkoppla till Petra om rutinerna för kontroll av legionella.
– Vi var osäkra på om vi höll måttet. Vi är ju amatörer på detta. Jag var lite orolig för att vi inte har en godkänd OVK och vad det skulle leda till. Men nu känns det helt okej. Och det låter vettigt att vi bör hålla lite mer koll på vad vår förvaltare gör. Och så vet vi ju nu vad egenkontroll är, säger Mikael.

_________________________________________________

Egenkontroll ger ett mervärde – de 7 bästa tipsen som förenklar arbetet

– En välskött fastighet har ett högre ekonomiskt värde. Sköter man sin egenkontroll minskar ofta slitage och underhållsbehov, säger Linda Hansson, miljöspecialist på Fastighetsägarna GFR som ansvarar för det webbaserade systemet ”Egenkontroll för fastighetsägare”. Som fastighetsägare har du ett indirekt ansvar för hyresgästernas hälsa och säkerhet. Detta förebyggande arbete kallas egenkontroll och är en lagstadgad plikt.

Men Linda Hansson vill få fler att ta steget från att se egenkontrollen enbart som en börda ålagd av myndigheterna till att göra det till ett verktyg för effektivare förvaltning.

_________________________________________________

Här är Linda Hanssons sju bästa tips på vägen:

1. Se till att egenkontrollen blir en naturlig del av arbetet. Samordna gärna med andra rutiner. Regelbunden genomgång av fastigheten ger bättre framförhållning inför större åtgärder som stambyte eller ventilationsåtgärder. Koppla samman kontrollrutiner med underhållsplan.

2. Börja med att göra en riskinventering för varje fastighet. Du måste utreda vilka kontroller som krävs för att du ska uppfylla ditt ansvar. Vissa kontroller kräver en utomstående expert, men många andra kontroller kan du som fastighetsägare utföra själv.

3. Dialogen med de boende är minst lika viktig för att förebygga och lösa problem. Se till att det finns rutiner för att hantera störningar eller klagomål.

4. Håll dig uppdaterad om lagar och regler.

5. Hitta en struktur som hjälper dig i arbetet med koppling till almanackan – när gjordes kontrollen och när ska den göras igen?

6. Tänk på att dokumentera allt som faktiskt görs och systematisera arbetet för då kommer du att spara mycket tid. Dokumentation underlättar också upplärning av nyanställda och säkerställer att kunskapen stannar i verksamheten.

7. Tillsynsmyndigheten behöver inte vara enda mottagare av dokumentationen. Att boende kan ta del av en bra egenkontroll skapar tillit och trivsel.

_________________________________________________

Fakta: egenkontroll

Miljöbalken kräver att den som driver en verksamhet ska planera och kontrollera sin verk­samhet för att motverka och förebygga olägenheter för människors hälsa och miljön. I ansvaret ingår skyldighet att själv skaffa sig den kunskap som krävs för att skydda omgivningen.

Kommunens miljöförvaltning bedriver tillsyn och kan meddela förelägganden eller förbud förenade med viten.
Även ett flertal andramyndigheters tillsyn inkluderas i fastighets­ägarens egenkontroll, exempelvis Elsäkerhetsverket och Boverket.

Utöver platsbesök kan tillsyn ske genom att titta på rutiner och arbetssätt. Kommunen har rätt att ta ut avgifter för sitt arbete med tillsynen. Det finns ingen generell lista på sådant som ska ingå i egenkontrollen, eftersom det varierar från fastighet till fastighet. Men här är några av de vanligaste:

• Förekomst av hälsovådliga byggnadsmaterial
• Fukt och mögel
• Buller
• Radon
• Ventilation
• Avfall
• Cistern
• Inomhustemperatur
• Vattentemperatur
• Skadedjur
• Energianvändning
• Kemikalier
• Hissar