Johan Kleveland, förbundsjurist på Fastighetsägarna. Foto: Fastighetsägarna.
Publicerat 24 mars, 2021

Så håller du årsstämman digitalt

Även i år ser det ut som att många bostadsrättsföreningars årsstämmor kommer hållas på distans. Här går Fastighetsägarnas förbundsjurist Johan Kleveland igenom vad som är viktigt att känna till. 

I fjol ledde pandemin till att många årsstämmor hölls i digital-, post- eller hybridform, där det sistnämnda betyder att den både har fysiska deltagare och deltagare som medverkar på distans. Som coronaläget ser ut nu verkar det troligt att detta kommer upprepas i även i år. Den tillfälliga lagen som infördes för att tillåta distansstämmor gäller under hela 2021.  

Johan Kleveland, förbundsjurist för Fastighetsägarna, menar att det finns flera saker att tänka på för att genomföra distansstämmor. För det första måste styrelsen fatta beslut om detta och informera föreningsmedlemmarna i god tid, dessutom måste information om de förslag som läggs fram på stämman och poströstningsformulär förberedas.

[ Annons ]

– Vid digitala stämmor och poststämmor enligt den nya lagen finns särskilda regler om hur kallelse ska gå till och att medlemmarna ska kunna poströsta, vilket det är viktigt att vara medveten om, säger Johan Kleveland och tillägger att styrelsen måste skicka ut poströstningsformulär med kallelsen till stämman. Vid en hybridstämma är det dock upp till styrelsen att bestämma om eventuell poströstning. 

Det är också nödvändigt att styrelse och deltagare har lärt sig eventuella digitala verktyg som används så att alla får möjlighet att komma till tals och följa med i diskussionerna, och att stämman därmed uppfyller sin demokratiska funktion. För att beslut ska vara juridiskt försvarbara måste man också tänka på att säkerställa identiteterna på de som röstar via distans.

– I små föreningar kan det räcka med att deltagarna har sina webbkameror påslagna, men stora föreningar kan det behövas att deltagarna legitimerar sig på något sätt för att få rösta, exempelvis med Bank-ID, säger Johan Kleveland. 

Rent generellt är det en hel del regler kring formalia som måste skötas korrekt, och som varierar beroende på om det är en helt digital stämma, hybridstämma, eller poststämma. Exempelvis kring hur tidigt medlemmarna behöver informeras om hur stämman ska hållas eller hur röstningsformulären ska se ut. 

– Underskatta inte svårigheterna med formalia och var beredd att ta in hjälp utifrån om det behövs. Det är synd om stämman till och med behöver tas om på grund av en sådan sak. Men mitt intryck av fjolårets distansstämmor är att det gick bra för många föreningar, men en del hade besvär med poströstningen eller behövde lägga mycket av mötestiden på teknikstrul, säger Johan Kleveland.  

Fakta: Tips för en bra digital årsstämma

• Säkerställ att ni följer stadgarna och att kallelsen till stämman sker på korrekt sätt och i rätt tid. Exempelvis bör föreningar skjuta upp sina stämmor så lång som möjligt på grund av corona eller hålla stämmorna digitalt. 

• Använd ett digitalt verktyg för videomöten som Skype, Zoom eller Teams. Deltagarna ska helst ansluta med en kod eller via en kontrollerad inbjudan. Beroende på antal deltagare och vilka extrafunktioner som önskas passar olika verktyg. Många av de digitala verktygen har funktioner för chatt och frågor samt gör det möjligt att ”räcka upp handen”.

• Trippus, Scribe, Percap och Poströsta.se är några tjänster som använder BankID för att identifiera röstberättigade, vilket gör det möjligt att pricka av mot röstlängd.

• Håll koll på reglerna gällande poströstning och ombud samt hur ni ska hantera detta. Den tillfälliga lagen som gäller året ut ger styrelsen möjlighet att besluta huruvida medlemmar har rätt att anlita externa ombud att föra deras talan samt att ombud kan företräda fler medlemmar, oberoende av vad som står i stadgarna.

• Se till att deltagare får tid och vet hur de ska göra för att logga in till stämman. Förklarar tydligt hur man ställer frågor via det digitala verktyget. Det är bra att ha en person som hanterar tekniken och har koll på frågor som kommer in.

• Var väl förberedd. Vid en digital stämma behöver man vara mer uppmärksam på frågor och beslutspunkter. Informera medlemmarna så mycket som möjligt inför stämman.

Källa: Fastighetsägarna.

 

[ Annons ]

[ Nyheter ]
[ Reportage ]
[ Krönikor ]
[ Papperstidningen ]