Forskare i Gävle följde 1000 medarbetare när Trafikverket i Gävle och Göteborg gick över till aktivitetsbaserade kontor. Bakgrunden var att Trafikverket upplevde en låg beläggningsgrad på sina kontor efter organisatoriska förändringar, som gjort arbetet väldigt rörligt med mycket distansarbete.
– Aktivitetsbaserade kontor är ett helt annat sätt att arbeta och kräver ledare som involverar och förbereder medarbetarna inför övergången, annars blir de här nya kontoren ofta en negativ upplevelse, säger Eva Bergsten, forskare inom arbetshälsa vid Högskolan i Gävle.
[ Annons ]
På aktivitetsbaserade kontor finns inga fasta platser och meningen är att medarbetarna ska välja arbetsplats efter uppgift. Det är också vanligt med olika zoner i dessa kontor, med en tyst avdelning, sociala ytor och mötesplatser. Forskning från fyra tidigare flyttar till aktivitetsbaserade kontor inom Trafikverket hade visat på ett ganska stort missnöje, med sämre kommunikation och gemenskap och också en upplevelse av minskad produktion.
För att motverka negativa effekter tillsatte Trafikverket en arbetsgrupp som skulle förbereda medarbetarna både för flytt till ett annat fysiskt kontor och inför ett annat sätt att arbeta på. Det handlade om workshops för att kunna ställa frågor och förstå hur det skulle vara att arbeta i ett sådant kontor, informationsträffar där företagsledning och chefer förklarade syfte och mål med att arbeta på det nya sättet, inspirationsföreläsningar och ergonomiföreläsningar.
– Ju fler aktiviteter medarbetarna deltog i desto mer positiva var de och desto mer produktiva kände de sig sedan, säger Eva Bergsten.
[ Annons ]
Forskarna i Gävle kunde se att ett ledarskap med en engagerad och kreativ chef, som tror på det här sättet att jobba, också fick medarbetarna att vara mer positiva sedan.
– Det är jätteviktigt att först lägga ner ett ordentligt arbete för att få med sig mellancheferna, då de sedan i stor utsträckning avgör om medarbetarna blir med på tåget eller inte.
Under pandemin har många organisationer sett att det fungerar att arbeta på distans, vilket kan innebära utmaningar att locka tillbaka personalen till kontoret.
– Men nu kan vi behöva incitament för att åka till jobbet och då måste man också börja fundera på hur man skapar attraktiva miljöer för att faktiskt få in folk till kontoren, säger Eva Bergsten, och poängterar att aktivitetsbaserade kontor kan bli ett sätt att öka interaktion och samarbeten.
