Det är framför allt techbolag som Google, Spotify och Netflix som sedan början av 2000-talet har använt sig av OKR-metoden. I Sverige är det dock fortfarande inte så etablerat. Det är något som Sophie Hedestad, med erfarenhet från över 50 organisationer, vill ändra på.
Därför har hon skrivit den nyligen utkomna boken Riktning och resultat – Modern målstyrning med OKR, med anpassning för svenska organisationer.
[ Annons ]
OKR är kortfattat en målstyrningsmetod (Objectives and Key Results) som hjälper företaget att sätta tydliga, mätbara mål och följa upp dem.
Metoden kombinerar ambitiösa mål (Objectives) med konkreta, mätbara nyckeltal (Key Results) för att koppla företagets strategi till det dagliga arbetet på olika nivåer, från ledning till enskilda team.
Det här är givetvis något som även kan användas av fastighetsbolag, säger Sophie Hedestad.
[ Annons ]
– OKR är strategiexekvering, alltså att man vill ta steg mot strategin och den mer långsiktiga riktningen, så jag tror faktiskt att fastighetsbranschen, precis som många andra verksamheter som har något fysiskt, skulle behöva komplettera med OKR.
Traditionellt är fastighetsbranschen duktiga på att mäta KPI, säger hon.
– I de kortsiktiga mätetalen så jobbar man operativt med verksamheten, och då brukar KPI passa bättre för att identifiera toleransnivåerna. Man kan tänka på KPI som instrumentpanelen i en bil, där man ser att man har luft i däcken, el i batteriet och bensin i bilen.
– OKR är mer destinationen – vart är vi på väg? Och kanske hur länge ska bilen hålla? Eller när det är dags att köpa en ny? Man kanske säljer den till något annat bolag som tar hand om äldre bilar och så uppgraderar man.
Sophie Hedestad förklarar att när man har en drift, så vill man optimera den. Men när det är startläge, då blir det svårt.
Hon tar Wallenstam och deras köp av Sergelskarapan i centrala Stockholm som exempel:
– De ska klä om Sergelskrapan i brons och göra jättefina kontorslandskap inne i fastigheten. Där har man inte facit exakt hur allt ska göras. Då hade ju OKR varit perfekt för att sätta riktningen – vad är visionen 2026 med Sergelskrapan?
– För det är ju en jättestor investering och en stor milstolpe för dem. Där har man ingen KPI, utan behöver sätta någon riktning och så behöver man få personalen att fatta beslut i den riktningen. Till exempel så skulle man som ett ”Objective” kunna etablera Sergelskrapan som Stockholms mest attraktiva kontorsadress.
Och vad skulle då ”Key result” kunna vara?
– Ja, till exempel 95 procent i uthyrningsgrad inom 12 månader, och fem stora hyresgäster inom tech. Och en kundnöjdhet mätt genom NPS på minst 70 vid första mätningen. Eftersom det inte finns några mätpunkter så måste man sätta upp allt på nytt. Där tänker jag att OKR är mycket bättre än KPI.
Femtio PowerPoint-slides är väldigt svåra att följa upp och att sätta ägarskap på.
Förenklat handlar hennes bok om hur företag ska undvika att fastna i PowerPoint-slides och luddiga visioner, utan i stället realisera och förkroppsliga verksamheten eller företagen – och samtidigt få med alla på tåget. Det ska göras genom att sätta upp tydliga och mätbara mål.
Beroende på teamet kan flera nyckelresultat vara kopplade till varje mål. Eftersom OKR representerar övergripande mål bör man fastställa ett antal mål som rimligen kan uppnås inom en viss tidsperiod, till exempel under ett kvartal eller ett år.
– Man jobbar enligt 3-3-3-principen: Tre mål, sen tre nyckelresultat under varje objektiv och sen tre aktiviteter som ligger mot nyckelresultaten i närtid.
Och det finns mycket att jobba med för många företag, enligt Sophie Hedestad.
– Om man tänker sig en ledningsgrupp som i strategiarbetet varje sommar går in i någon slags verksamhetsplanering. Och så blir det PowerPoint. Kanske femtio PowerPoint-slides, som är väldigt svåra att följa upp och att sätta ägarskap på. Och anställda förstår inte sin del i den här riktningen; de kanske inte ens får ta del av materialet.
Det finns extrema siffror därute, där man inte vet vad fokusområdena är.
Hon berättar att det är chockerande 90 procent av alla företag som misslyckas att exekvera strategier och göra verklighet av strategin.
– En undersökning från MIT visade att 49 procent av ledningsgruppen inte kunde lista företagets viktigaste fokusområden. Och 87 procent av medarbetarna kunde inte heller göra det. Så det finns extrema siffror därute, där man inte vet vad fokusområdena är. För att det är så himla spretigt.
Hon tror att anledningen till att OKR växer sig starkare är enkelheten, och att den fungerar för allt ifrån väldigt små bolag till globala jättar som kan jobba med ramverket.
Så OKR kommer ta över Powerpoint-visningarna tror du?
– Ja, annars kan man ju inte följa upp och jobba kontinuerligt. Man får inte ner strategin i vardagen. Och det är ju styrelsens och ledningsgruppens uppdrag. De ska ta stora kliv på företaget, förnya sig och växa sig starka och stabila och finnas över tid. Så en ledningsgrupps viktigaste uppdrag skulle jag säga är att få till strategiexekveringen. För annars blir man omsprungen.
Faktaruta: Så här skulle OKR kunna fungera för ett fastighetsbolag:
- Övergripande mål (Objectives):
- Ett strategiskt mål på ledningsnivå kan vara ”Bli marknadens mest attraktiva arbetsgivare”.
- Ett taktiskt mål på teamnivå kan vara att ”Förbättra kundnöjdheten i fastigheterna”.
- Mätbara resultat (Key Results):
- För att nå målet om att förbättra kundnöjdheten kan ett nyckeltal vara att ”Öka kundnöjdhetsindexet från 5.5 till7.0 inom ett kvartal”.
- Ett annat nyckeltal kan vara att ”Minska antalet inkomna ärenden gällande underhåll med 15 procent genom proaktivt förebyggande arbete”.
- Aktiviteter:
- För att uppnå nyckeltalet om minskade underhållsärenden kan aktiviteterna vara: ”Implementera ett nytt system för förebyggande underhåll” eller ”Genomföra regelbundna inspektioner av fastigheterna”.
Det innebär flera fördelar för fastighetsbolaget:
- Tydlig koppling: OKR hjälper till att tydligt koppla strategiska mål till praktiska aktiviteter inom organisationen.
- Fokusering: Metoden fokuserar insatser på det som är viktigast och leder till ökad produktivitet.
- Flexibilitet: OKR är flexibelt och kan justeras för att möta förändringar, till skillnad från mer rigida system.
- Engagemang: Genom att alla vet vad de arbetar för, ökar engagemanget och känslan av att bidra till ett gemensamt mål.
