Kontorsexperimentet

Jobba hemma, boka skrivbord i hubb eller har ledningen fattat principiellt beslut om obligatorisk kontorsnärvaro? Även på en krympande kontorsmarknad finns det potential för den som tolkar samtiden riktigt.

Dear bill…

Sverige var tidigt ute. Statsminister Carl Bildts mejl till president Bill Clinton den 4 februari 1994 var det första e-postmeddelandet som skickades mellan två regeringschefer. Det är väl också ungefär då man kan tala om internets ankomst till Sverige.

Under de senaste tre decennierna har en rad tysta revolutioner förändrat hur kontor används och bokstavligen rivit ner väggar och strukturer. Digitala verktyg som e-post, Google docs, videokonferenser och chattkanaler som Slack har skapat förutsättningar för teambaserat arbete i öppna planlösningar. Samtidigt har det gjort den fysiska närvaron på kontoret mindre viktig.

Men det var med pandemin som dessa trender blev till en närmast existentiell fråga: Vad är ett kontor till för? En plattform för samarbete? Ens sociala liv? En paus från familjen?

Arbetet kan ju ske någon annanstans. Men det har visat sig att det ser väldigt olika ut i olika länder.

I samband med lanseringen av en ny kontorsrapport konstaterade Thomas Beyerle, analyschef på Catella Group, att distanstrenden är oåterkallelig men ojämnt fördelad.

– I Nederländerna har distansarbete höjts till mantra. Även i Bryssel är kontoren bara belagda till 40 procent under veckan. Tyskland och Österrike ligger någonstans mitt emellan – där dominerar arbete på kontoret tre eller fyra dagar i veckan. 

Liknande slutsatser dras i Newsec Property Outlook. Där konstateras att i internationella städer som New York och San Francisco ligger kontorsbeläggningsgraden runt 40 procent eller lägre. Men det går att skönja en alternativ utveckling i de nordiska länderna. Stockholm har en nuvarande kontorsbeläggningsgrad på cirka 85 procent, jämfört med före pandemin.

– I USA och i kontinentaleuropeiska storstäder som Paris och London finns det en stor och befogad oro över kontorens framtid. Men om man jämför kontor i Sverige med exempelvis London så pratar vi om helt olika saker. Fast utvecklingen gör investerarna oroliga för segmentet rent generellt. Man är rädd för vakanser, nedåtgående hyror och tror därmed att produkten är fel prissatt, säger Max Barclay, vice koncernchef på Newsec.

Krav på en mer flexibel vardag innebar inte något helt nytt för oss.

Men vad beror skillnaden på? Avgörande är såklart pendlingstiderna. I de riktigt stora städerna kan många ha åtskilliga timmars restid. Då är hemmakontoret ett lockande alternativ. Men Max Barclay tror också att det, återigen, handlar om att Sverige varit tidigt ute i utvecklingen. Men då handlar det mer om val av samhällsmodell, där man oftast lyckats sätta människan i centrum, än om Carl Bildts mejlande.

– Att det har en hög prioritet i det nordiska samhället, visavi samhällen där tjänstemannen bara ses som en utbytbar arbetare, gör att krav på en mer flexibel arbetsvardag inte innebar något helt nytt för oss. Vi har modeller som förenar sådant som barnpassning med hur ett företag drivs. Att förfina den fysiska produkten av kontoret för att passa det behovet hade vi börjat med redan innan pandemin. Därför blev det ingen panik, resonerar Max Barclay.

Det är den förmågan till omställning som gör att Max Barclay tror att kontorssegmentet kan fortsätta att fungera ganska väl även framåt på den nordiska marknaden.

Men kanske att ”ganska” ska betonas.

– För på totalen har ju även vi för mycket kontor. Tidigare satt vi på 30 till 50 kvadratmeter per person. I dag är moderna kontor på runt 15 kvadratmeter per person. Även om vi har en befolkningstillväxt så leder det till att vi behöver mindre kontorsyta, konstaterar Max Barclay.

Många företag ”downsizear” och satsar mer på mötesplatser i ett attraktivt läge snarare än ren produktionsyta. Det skapar ett överskott av kontor i mindre attraktiva lägen. Från regering, kommuner och näringsliv har det varit fokus på att lösa det stora behovet av bostäder. Även Max Barclay ser konvertering till bostäder som en lösning för de mindre attraktiva kontoren.

– Men man bör inte stirra sig blind på det som den enda lösningen. En av våra slutsatser är att man måste tänka brett. Vi vill inte leva i exkluderande bostadsmiljöer, lika lite som att vi vill undvika exkluderande kontors- eller handelsmiljöer.

I Newsec Property Outlook har man analyserat potentialen för förortshubbar i Stockholm med omnejd. Här har man tittat på kontorsstocken i området och delat med antalet personer i arbetsför ålder och sedan undersökt andra faktorer på ett mer ”subjektivt” plan. Exempelvis upptagningsområde, transportmöjligheter, kommersiellt utbud i området, framtida utveckling och befolkningstillväxt. Barkarby och Farsta har enligt den analysen störst hubbpotential i Stockholm.

Ur ett hållbarhets- och cirkulärt perspektiv är det så klart bäst att använda det som redan finns. Men hubbarna kan vara en viktig del i klimatarbetet av fler skäl. Medarbetarnas arbetspendling är ofta den största utsläppskällan för företagens resor. Här kan kontorshubbar spela en viktig roll.

KTH-forskaren Markus Robèrt har grundat Cero-modellen, en vetenskaplig metod som används för att kartlägga resvanor och beteenden. Med hjälp av ett visuellt simuleringsverktyg visas effekten av ett kontors lokalisering när det gäller utsläpp, restider, resekostnader samt fysiskt aktiv arbetspendling i form av cykel och gång.

Placeringen av arbetsplatsen är en av de absolut viktigaste klimatåtgärderna.

Verktyget har hjälpt företag att hitta den optimala placeringen utifrån medarbetarnas bostadsadresser. Det gör det även möjligt att studera hur medarbetarnas resor kan bli effektivare om ett kontor kompletteras med flera arbetshubbar och också var dessa bör placeras.

– Placeringen av arbetsplatsen är en av de absolut viktigaste klimatåtgärderna för många företag och organisationer. Om arbetsplatser börjar anpassa sig efter var människor bor, i stället för tvärtom, kan det få stora effekter, säger han.

Markus Robèrt ser ett tydligt ökat intresse för möjligheten att testa geografiskt utspridda kontorshubbar. Många fastighetsägare får frågor från sina hyresgäster om det är möjligt att komplettera huvudkontoret med ett antal mindre lokaler.

– Pandemin har skakat om allas resebeteenden. Vi vill vara ännu mer flexibla och kunna jobba hemifrån. Samtidigt känns det som att pendeln svänger tillbaka. Arbetsgivarna vill se sina medarbetare mer och vi behöver våra kollegor. Här tror jag att hubbarna kan bli en bra kompromiss.

I Newsecs rapport konstateras att de Nordiska länderna inte i samma grad präglas av renodlade kontorsstadsdelar som många andra västländer.

– Här spelar kontoret, ihop med bostäder och handel, en viktig roll i en mixad stad. Därför står sig kontoret bra i Sverige och Norden. Vi har lyckats gå från att bygga renodlade arbetsplatser till att skapa mötesplatser med flexibla lösningar som fungerar när folk delvis jobbar hemifrån, säger Max Barclay.

Det kommer inte bli som förr. Jag ser snarare en större samhällsrörelse.

Men om man vidgar perspektivet ännu ett snäpp. Finns det inte en risk att vi övertolkar vad som kanske egentligen bara är krusningar på ytan? Att vi bygger upp en struktur av mötesplatser, hubbar och så vidare – och så visar det sig att vi snart ändå går tillbaka till vad som alltid varit? Max Barcley tror inte det.

– Jag ser inte utveckling på det sättet. Visst kan vi få en tillbakagång i någon bemärkelse. Men det kommer inte att bli helt som förr. Vi kommer inte att jobba som på 1950-talets kontor. Utan jag ser snarare en större samhällsrörelse, vi människor kommer att ha andra krav på balansen i våra liv, säger Max Barcley.

Charlotte Liliegren är chef stads- och fastighetsutveckling på Fabege, som bland annat satsat på kontorshubbar för att möta allt större krav på flexibilitet från sina kunder.

– Vi ser en återgång till kontoren. Men tendenserna spretar åt lite olika håll. Jag tror att fastighetsägaren behöver möta det med ökad servicegrad och genom att kunna erbjuda olika koncept.

Men, kanske beroende på omvärldsläge och ekonomiskt utmanande tider, tror hon att kontorsaktörerna fått en kort respit från vad som troligen lär bli en hårdbantning av kontorsyta.

– När vi tittar på uthyrningsstaplarna upplever vi en stor obeslutsamhet. Man vet inte riktigt vad som kommer att funka – var ska man sitta? Hur ska medarbetarna egentligen jobba? Vår rådgivande roll som fastighetsägare blir hela tiden allt större. Men just nu landar många i att man tills vidare sitter kvar. Icke-beslutet är enklare.

Så tillbaka till att det många grunnar på just nu. Vad är kontoret egentligen till för? Och vad är det som gör att vi trivs och vill vara där?

Helena Jahncke är docent i arbetshälsovetenskap och doktor i psykologi. Hon har i sin forskning undersökt olika aspekter av arbetslivet. Bland annat hur vi presterar i olika typer av kontor. Tillsammans med sina kollegor följde hon medarbetare på Trafikverket efter att några av myndighetens kontor byggts om till aktivitetsbaserat. Studien genomfördes ute på arbetsplatsen.

–  Oftast görs den här typen av studier i labbmiljö. Nu fick vi möjlighet att testa ute i verkligheten och kunde mäta prestationen. I vanliga fall får deltagare själva uppskatta hur störda de blir och det ger inte lika tillförlitliga resultat, säger hon.

Ett öppet kontor där allt ska samsas på samma ytor fungerar inte.

Resultatet visade att medarbetare som flyttade från en aktiv zon med möten och prat till en tyst zon ökade sin produktivitet med 17 procent. Satte man sig i ett enskilt rum ökade den med 20 procent.

– Jag hör ofta människor som generaliserar och säger att aktivitetsbaserat är dåligt. Men den här studien visar hur viktigt det är att ha olika zoner för olika typer av aktiviteter och arbete. Ett öppet kontor där alla ska samsas på samma ytor fungerar inte. Särskilt inte när man kombinerar pratigt och koncentrationskrävande arbete.

Hur framtidens kontor ska användas har ställts på sin spets efter pandemin.

– Kanske blir kontoret i ännu högre grad en mötesplats där vi pratar och umgås. Men samtidigt, alla har inte möjlighet att jobba hemifrån. Så det kommer fortfarande behövas möjlighet till koncentration.

En annan utmaning i det flexibla arbetslivet är ledarskapet som brukar delas in i relationsinriktat, strukturellt och framtidsorienterat. En färsk studie, också den från Trafikverket, visar att upplevelsen av ett relationsbaserat ledarskap till viss del minskar i en aktivitetsbaserad lösning. Det kan få stora konsekvenser om inte ledarna är uppmärksamma och arbetar aktivt med detta.

– Det finns ett starkt positivt samband mellan relationsbaserat ledarskap och att medarbetarna mår bra. Nu ställs chefer inför frågan hur de bäst kan leda medarbetare som inte är inne på kontoret varje dag. Hur skapas samarbete, sammanhållning och kreativitet?

Helena Jahncke leker med tanken att vi någon gång i framtiden kommer att prata om att ”gå in till kontoret” på andra sätt. 

– Jag jobbar mycket hemifrån och märker att jag börjar uttrycka mig annorlunda nu. Kanske kommer vi säga att vi hemjobbar, hubbjobbar – eller kontorsjobbar.

”AFFÄRSMÄSSIGHETEN LIGGER I INFÖRSÄLJNINGSVÄRDET”

Även om de fortfarande enbart används i begränsad omfattning så har Fabeges tre jobbhubbar blivit en viktig del av erbjudandet.

Mätt i yta och avkastning är de tre kontorshubbarna, eller Waw-kontoren (Work away from work), en tämligen liten del i Fabeges samlade kontorsbestånd. Men i ett framåtblickande perspektiv spelar de en stor roll i Fabeges strategi.  Kontorshubben i Hammarby Sjöstad är ett av de tre Waw-kontor som fastighetsbolaget Fabege erbjuder sina hyresgäster. Merparten av dem som använder kontorshubben i Hammarby Sjöstad har sin fasta plats i Arenastaden eller Solna Business Park, där totalt cirka 40 000 personer arbetar.

– Hittills har vi hållit oss på pendelaxeln norr till söder, där 70 procent av arbetsplatserna ligger i city eller norr om stan. Men det bor lika många i norr som i söder. Därför ser vi att denna hubb används mer än den i Solna, säger Charlotte Liliegren, chef Stads- och Fastighetsutveckling på Fabege.

Kontoret i Hammarby Sjöstad är en del av Lumas gamla glödlampsfabrik.

– De här lokalerna fungerar väldigt bra att konvertera till kontor med rejäl takhöjd och bra ljusinsläpp. Eftersom de ursprungligen är byggda för öppna produktionsytor är de flexibla och lätta att anpassa efter behov, säger Charlotte Liliegren.

Många bryter gamla vanor när man flyttar till en ny plats.

Hon tror att trenden med flexibla lokalkontor kommer att växa. Såväl klimatskäl som att locka tillbaka hemmasittare efter pandemin driver på. Exakt hur mycket de tre hubbarna gör för ett mer hållbart resande är svårt att säga. Fabege använder Cero-modellen från KTH (läs mer i det längre reportaget intill). En analys av företagen i Arena-staden, inte då enbart Fabege, visar att utsläppen på tre år har minskat med 46 procent. Kontorshubbar är en del i detta, men Charlotte Liliegren tror att det främst är själva den geografiska förflyttningen som gör skillnad.

– Många bryter gamla vanor när man flyttar till en ny plats och inser att det går minst lika smidigt att åka kommunalt eller ta cykeln till kontoret.

För placeringen av kontorshubbarrna är kommunikationsmöjligheterna avgörande. Men också att det finns tillgång till restauranger, träningsmöjligheter och liknande. Charlotte Liliegren pekar mot Hammarbybacken tio minuters promenad bort, där man om ett par månader (beroende på väder och klimat) kan åka skidor och där Nacka-reservatets stigar börjar.

– Det är tydligt att närhet till naturområden har kommit högre upp på listan efter pandemin. Vad det handlar om är att vi måste tillhandahålla en omgivning som är bättre än den du har hemma. Varför ska man annars åka hit? konstaterar Charlotte Liliegren.

Alla som hyr hos Fabege har som sagt möjligheten att utnyttja Waw-kontoren.

– Men en del företag är mer restriktiva och vill att medarbetarna ska vara på det ordinarie kontoret.

Vad Charlotte Liliegren märkt hittills så har de statliga myndigheterna den mest tillåtande attityden.

– Jag tror att de ser möjligheten att erbjuda de anställda den flexibiliteten som en konkurrensfördel då de kanske inte kan tävla med lön och prestige i jakten på arbetskraft.

Fabege tar inte ut något extra för nyttjandet av Waw-kontoren. Charlotte Liliegren menar att affärsmässigheten ligger i införsäljningsvärdet. Hon tror att även de företag som faktiskt inte utnyttjar kontoren ser ett värde enbart i det faktum att möjligheten finns.

”DET HÄR BYGGER FÖRETAGSKULTUR OCH SAMHÖRIGHET”

En tydligare sammanhållning och identitet. Det är målet när HSB Stockholm slopar huvudkontoret för att i stället satsa på fyra baskontor runt om i Stockholm.

Det hela kan låta motsägelsefullt. Men visionen är tydlig när Anders Joachimsson, affärsområdeschef på HSB Stockholm, målar upp bilden.

– Förutom det tidigare huvudkontoret satt våra medarbetare utspridda på olika expeditioner och områdeskontor, som var i olika skick och utföranden. Det skapade en distans mellan oss, både vad gäller avstånd men också kulturmässigt, vilket vi ville komma ifrån.

Sedan i våras har huvudkontoret på Fleminggatan i Stockholm, som länge har varit starkt förknippat med HSB, stängt ned. I stället har dörrarna öppnats till fyra baskontor på olika platser i Stockholm, alla inredda utifrån samma koncept och design.

– Alla medarbetare är knutna till ett av de fyra baskontoren. Här är utgångspunkten att man ska vara nära sina kunder och de kollegor man jobbar tight med.

Vi vill uppfattas som mer lokala än tidigare.

Är det verkligen möjligt att skapa en högre grad av samhörighet utspritt på fyra olika platser?

–Självklart kommer en viss samverkan ske mellan de olika kontoren. Men det viktiga är att alla ska känna att man är en del av HSB oavsett vilket kontor man sitter på, till skillnad från tidigare. Det bygger företagskultur och samhörighet.

En annan betydande fördel med omställningen är just närheten till HSB:s medlemmar och kunder, menar Anders Joachimsson.

– Vi vill uppfattas som mer lokala än tidigare. I förlängningen kan det också tänkas bidra till färre resor, vilket är intressant såväl ur ett medarbetar- som hållbarhetsperspektiv. Men det återstår att göra faktiska mätningar.

De fyra baskontoren är placerade i Solna Business Park, Haninge, Jakobsberg och i Hammarby Sjöstad, varav det sistnämnda invigdes i början av oktober.