Avtal med förvaltare ska man se över då och då – det lönar sig. Fyra bostadsrättsföreningar i Bromma sparade 600 000 kronor per år efter en upphandling.
Ända sedan området Minneberg i Bromma i Stockholm byggdes 1986 har HSB skött förvaltningen av fastigheterna med 1?000 lägenheter. Och det gör man fortfarande. Men i dag sker det till ett konkurrensutsatt pris.
[ Annons ]
– Ett avtal kan inte löpa i all evighet och vi är skyldiga oss själva och våra medlemmar att ifrågasätta den verksamhet som bedrivs, säger Tomas Jonsson, ordförande i Svartvik, en av föreningarna i Minneberg.
Ett annat skäl var att styrelsearbetet tog allt mer tid eftersom styrelseledamöterna fick göra mycket av det administrativa förvaltningsarbetet. Något som gjorde det svårt att rekrytera nya medlemmar till styrelsen.
– Vi ville ha en extern förvaltare som skulle ta hela ansvaret för området. Ungefär som en vd för ett företag, säger Inge Blom, före detta ordförande i föreningen Tranan. Han var drivande i arbetet som ledde fram till avtalet som stod klart 2009.
Inge Blom, som varit administrativ direktör på Dagens Nyheter, insåg att man var tvungna att gå grundligt till väga. Att bara hugga första bästa var det inte tal om.
– Erfarenheterna visar att förvaltare är duktiga på att sälja in det man kan och undvika det som inte passar in i deras organisation. Därför måste man ta fram ett ordentligt förfrågningsunderlag, säger Inge Blom.
Föreningarna tog hjälp av konsulten Fasticon och tillsammans stötte och blötte man avtalsunderlaget i flera månader innan alla detaljer var på plats.
– Vi till och med diskuterade längden på gräset och vem som ska mäta när det skulle klippas, minns Tomas Jonsson.
Det fanns budgivare i upphandlingen som låg något under HSB:s pris, men föreningarna valde att köra vidare med HSB. Priset, 4,5 miljoner för ett basavtal, pressades ändå med cirka 600 000 kronor. Dessutom fick man ett bättre avtal med en förvaltare som har ett övergripande ansvar. Kostnaden för upphandlingen tjänade föreningen tillbaka redan första året.
– Vi funderade på att ha en fri förvaltare utan kopplingar till HSB men valde ändå att köra vidare med samma entreprenör. De kunde området och vi kände en trygghet i det. Dessutom fanns det ideologiska strömningar som inte var beredd att bryta helt med HSB, berättar Inge Blom.
Fast den kopplingen blir allt svagare menar både Inge och Tomas.
– Nu är det inga idealister som flyttar in. Man vill att det ska fungera och att man inte ska behöva ägna massa tid till att fixa saker, säger Inge Blom.
Hur har det då fungerat?
– Bra. Det enda vi är lite missnöjda med är trädgårdsskötseln, fast det beror mer på att man bytt personal lite väl ofta, säger Tomas Jonsson.
Ibland uppstår det frågor kring kostnader och tillägg.
– Vi hade nyligen en diskussion om påslag för underentreprenör. Det var 15 procent påslag men borde vara 12 procent tyckte vi i styrelsen. Men det stod 15 procent i underlaget. Det får man tugga i sig – alla detaljer finns som sagt svart på vitt så det är inte mycket att tjafsa om, säger Tomas Jonsson.
Avtalet löper ut 2014. För de som sitter i styrelserna finns då ett bra underlag till en ny upphandling.
– Basjobbet är redan gjort, konstaterar Inge Blom.
___________________________________________________
Förvaltning med tydligt ansvar
– Vi har bra koll på vad som ingår i våra avtal och det är inte så mycket resonemang med föreningarnas styrelser, säger Anders Wiktorin, en av fastighetsskötarna i Minneberg (t.v)
Han och kollegan Peter Burdal byter en armatur. Lampan har spruckna hållare för lysrören och går inte att reparera. En stor del av samtalen till förvaltarna kommer från medlemmarna i föreningen som har problem inne i sina lägenheter som de vill få åtgärdade, och då handlar det om att betala ur egen plånbok.
Anders, med 37 år i branschen, har bara jobbat mot bostadsrättsföreningar men kollegan Peter Burdal har erfarenhet av hus med hyresgäster.
– Då anmäler man allt.
Även om det så bara är en knopp som lossnat på en kökslucka.
___________________________________________________
Läs mer om förvaltning:
