Utvecklingen går snabbt. Ett fastighetssystem med några år på nacken känns snart trögt och omodernt. Men att upphandla ett nytt system är krävande. Så här blir resan behagligare.
Tekniken har tagit rejäla språng, ett fastighetssystem från 00-talets början kan upplevas trögjobbat. Det finns åtskilligt att vinna på ett byte till ett modernt fastighetssystem i jämförelse med ett 10–15 år gammalt system, menar Johan Kull, vd hos systemleverantören Vitec Fastighet.
[ Annons ]
– En stor skillnad är att moderna system är mer processorienterade, medan äldre system är funktionsorienterade. Äldre system kräver mer av användaren, medan ett modernare hjälper till från början till slut genom en arbetsprocess som till exempel debitering av hyror.
I ett processorienterat system styrs användaren genom alla steg i en arbetsprocess och får dem då automatiskt i rätt ordning. Det kan exempelvis handla om kontraktsskrivning eller uppsägning av kontrakt, som innehåller många delmoment.
Ett funktionsorienterat system är istället uppbyggt kring enskilda moment, varför det blir större ansvar för användaren att ta alla steg i rätt ordning.
Johan Kull pekar på avgörande skillnader i den bakomliggande tekniken, som gör att ett modernt system lättare kan anpassas till alla möjliga IT-plattformar, som läsplattor, mobiler och vanliga stationära datorer.
– En drivkraft för övergång till nya system är molnet, som innebär att man köper system och infrastruktur som en tjänst. Med moderna system är det mycket lättare att flytta över allt till molnet, framhåller han.
Ett modernt fastighetssystem har också mobila funktioner, som kan betyda mycket för den tekniska förvaltning som rör sig mycket ute på fältet.
– Många stora fastighetsbolag har gått över till mobila lösningar, men alla har inte hoppat på tåget ännu, säger Johan Kull.
Moderna system rymmer även marknadsfunktioner för både blivande och befintliga hyresgäster. Det kan vara hyresgästportaler för exempelvis felanmälan och bokning av tvättider, vilket kan avlasta bostadsbolagets anställda.
Förnyelsen behöver inte bara handla om att upphandla ett nytt fastighetssystem. Det kan också vara ett gyllene tillfälle att förändra hur företaget arbetar. Peter Propst, affärsområdeschef vid systemleverantören Momentum, föreslår att man börjar i den änden. Kanske jobbar den tekniska förvaltningen inte tillräckligt effektivt. I detta fall gör man en analys, som ska visa vad som inte fungerar, och förstås en beskrivning av hur man vill jobba. Denna beskrivning tar man sedan med sig i den fortsatta upphandlingen.
Rätt tidigt kan det vara läge att bekanta sig med marknaden. Då blir det mer uppenbart vad ett nytt fastighetssystem konkret kan tillföra av förnyelse.
– Börja med en första sondering, då man kallar in leverantörer för att få en inblick i var tekniken står idag. Det kan väcka tankar om hur organisationen kan jobba och påverkar hur man beskriver önskade processer, säger Peter Propst.
Själva uppgiften att beskriva de önskade arbetsprocesserna, och vem som gör det, kan utföras på väldigt olika sätt. Stora bolag har sannolikt egna experter, medan mindre och halvstora bolag kan ta stöd av en verksamhetskonsult med IT-kunnande. De kan analysera hur man arbetar idag och ge tydliga förslag på hur processerna kan ändras.
Visserligen kostar sådana utredningar en rejäl slant, men som regel tillför detta erfarenhet man själv inte har. Inte minst kan det förhindra att man klamrar sig fast för mycket vid de gamla sätten att jobba.
– Konsulter tar bra betalt, men de kan bidra med många goda idéer om hur nya system och ändrade arbetssätt kan spara tid och pengar. De kan också ställa frågor och krav på ett annat sätt än de flesta fastighetsägare, säger Björn Kidmark, vd för systemleverantören Dinafastigheter AB.
Systemleverantörerna har egna affärskonsulter, som kan bistå med översyn av processer och arbetssätt. Men de kan knappast kallas oberoende, vilket nog leverantörerna själva inser. För så här resonerar Johan Kull:
– Vi får ofta kundfrågor om konsulttjänster. Men vi hänvisar istället till fristående duktiga upphandlingskonsulter som vi känner till.
Systemleverantören bör alltså kunna hänvisa till tänkbara konsulter, sedan är det upp till beställaren själv att avgöra om man litar på deras oberoende.
Det har skett en påtaglig utveckling på systemsidan under senare år. Det kan då finnas en viss risk att man har förväntningar, byggda på en verklighetsbild från ett äldre system, resonerar Peter Propst. Han manar därför till återhållsamhet med detaljerade krav på funktionernas utformning.
– Med nya system kommer ny teknik som ändrar detaljer. Det viktiga är att kräva att funktionen finns, inte exakt hur man gör.
Att skriva kravspecar är en stor utmaning för många systemköpare. De ska tolkas och förstås av leverantörer, vilket inte alltid är det enklaste.
– Man har inte alltid kunskapen om hur kraven ska formuleras, så det blir svårt för oss att förstå. Vi får ofta träffa de blivande kunderna för att beskriva och visa, så förstår de bättre vad vi kan erbjuda, säger Björn Kidmark.
En del företag vill ha företagsanpassade versioner av fastighetssystemet, vilket kan ha sina konsekvenser, varnar Peter Propst.
– Med anpassad version vill de kunna jobba vidare precis som de har gjort tidigare. Då missar de också vad den nya tekniken kan ge och hindrar förnyelse.
Peter Propst framhåller att en standardversion av systemet räcker för de flesta bolag och gör att man slipper bökiga uppgraderingar:
– De flesta fastighetsbolag är inte så unika. Man har likartade processer och där räcker standard långt.
Verksamhetsanalyser och konsulter kan låta som överkurs för ett litet fastighetsbolag med blygsamma behov. För att välja system kan det då räcka långt att granska de tänkbara programvarorna, anser Björn Kidmark. Man kollar de funktioner man främst vill använda och jämför de olika systemen.
– Titta på användarvänligheten – hur bra är de funktioner som man använder i nuvarande system? Får man hjälp av systemet att komma igång, får man hjälp genom en process, som uppsägning, är frågor man bör ställa sig, enligt Björn Kidmark.
Konkreta och tydliga mål om förbättringar av verksamheten bör sättas inför upphandlingen menar Peter Propst. Detta för att kunna ställa frågor som försäkrar att systemet stöttar de önskade upphandlingsmålen.
– Har exempelvis systemet ett användargränssnitt så att hyresgästen enkelt kan navigera och finna information på webbsida respektive mobilapp, och därmed mål om kundnöjdhet och användarvänlighet?
Målen bör vara så konkreta att de kan följas upp längre fram när det nya systemet är på plats och används. Det ska vara mål som visar förändringar och förbättringar så att man successivt kan följa utvecklingen.
Mätbara mål blir också en sporre för organisationen att verkligen anstränga sig för att realisera de förbättringsmöjligheter som ett nytt system innebär. Målen bör ta sikte på konkreta faktorer i verksamheten, som andelen nöjda hyresgäster eller tidsåtgång för visst typ av ärendehantering.
När det nya systemet väl är på plats återstår att flytta över all värdefull data. Det finns alltid risk för felkonvertering, därför krävs manuell kontroll efter datakonverteringen. Hyresavtal är känsliga, varför de bör kontrolleras extra noga.
– Konvertering av gamla data brukar gå att lösa, även om det kan vara lite mer manuellt arbete än man förväntar sig, säger Björn Kidmark.
Framför allt är det angeläget att flytta över gammal grunddata om verksamheten; om fastigheter, hyresgäster och avtal. Reskontra och annan löpande ekonomi brukar man avsluta i det gamla systemet, och börja om igen i det nya, upplyser Björn Kidmark.
Den tekniska konverteringen brukar inte vara svår. Ofta skapas rapporter i excel-format i det gamla systemet, som sedan läggs i den nya databasen. Sedan börjar det verkliga jobbet.
– Många tror att konverteringen bara är några knapptryckningar. Men man måste göra manuella kontroller efteråt. Framför allt strular det med uppgifter kring avtal, säger Björn Kidmark, som understryker hur viktigt det är att undvika sådana fel eftersom det kan leda till fel i hyresavisering.
– Kolla ordentligt, och gör sedan en testavisering, råder han.
