Kolla fastighetssystemets funktioner ordentligt. Det finns leverantörer som lovar mer än de håller. Det är en erfarenhet Urban Hielte som är vd hos Förvaltnings AB Graden i Katrineholm fått.
Företaget graden är inriktat mot förvaltningstjänster inom administration, ekonomi och bokföring, främst för bostadsrättsföreningar. Genom åren har
[ Annons ]
företaget avverkat ett par fastighetssystem, som inte uppfyllt förväntningarna.
–?De har lovat mer än de kunnat hålla. Det har varit bristande funktioner i systemen, de har inte ens uppfyllt lagkraven, berättar Urban Hielte.
Företaget har gått igenom den tunga resan att byta fastighetssystem flera gånger. Detta innebar att Gradens medarbetare bar på stor intern erfarenhet, några konsulter behövde aldrig anlitas. Dock är konsulthjälp något som Urban Hielte rekommenderar, åtminstone till mer oerfarna systemköpare som kan behöva hjälp att granska leverantörer och deras löften:
–?Vi har litat på leverantörer när de berättat om funktioner. Men sedan visar det sig att det behövs tillägg och och att det tillkommit utvecklingskostnader, säger han.
Till denna upphandling blev det hårdgranskning av de system och leverantörer som marknaden hade att erbjuda. Först gjorde man dock en översikt av marknaden och valde ut de system som lovade uppfylla kraven från Förvaltnings AB Graden. Man hade tydliga krav på vissa funktioner, främst för att kunna utföra tjänster åt bostadsrättsföreningar. Webbbaserat system var viktigt, bland annat för att kunderna skulle kunna komma åt rapporter.
–?Det skulle också vara enkelt och lätttillgängligt. Vem som helst på kontoret ska kunna ta ut rapporter, även utan specialistkunskap, säger han och konstaterar att han mött en del ganska knöliga system genom åren.
Successivt sorterades påtänkta system bort och mycket pekade mot fastighetssystemet Real från Realgood AB. I detta skede lät Förvaltnings AB Graden helt enkelt installera en demoversionen och en anställd fick utvärdera alla funktioner i detalj.
–?Vi jämförde Real med det system vi hade, både layout- och funktionsmässigt. Sedan var vi flera medarbetare som fick granska systemet. Vi hade också kontakt med Realgood angående vissa funktioner.
Och Real blev det slutliga valet. Urban Hielte är av uppfattningen att man idag kan ställa höga krav på IT-systemen. Användarna ska inte behöva vara specialister och systemet ska i princip vara självinstruerande. En kortare instruktion ska räcka för att komma igång och man ska inte behöva lägga tid på utbildning.
