Budgetarbetet är viktigt för att kunna sköta föreningens ekonomi och främsta tillgång – fastigheten – på rätt sätt. Här är goda råd från Birgitta Thunander, affärsområdeschef ekonomi på Fastighetsägarna Service.
Publicerat 25 juni, 2013

Snåla inte med budgetarbetet

Budgetarbetet är viktigt för att kunna sköta föreningens ekonomi och främsta tillgång – fastigheten – på rätt sätt. Här är goda råd från Birgitta Thunander, affärsområdeschef ekonomi på Fastighetsägarna Service.

Budgeten är styrelsens viktigaste dokument. Styrelsen kan i god tid se när utgifterna inte följer plan och har därför god tid på sig att lösa problemen. Det är också budgeten som styr månadsavgiften. Är avgifterna för höga/låga med tanke på de utgifter man planerat?

[ Annons ]

Titta på förra årets utfall, höll budgeten? Om inte, undvik att göra samma misstag i år. Berodde de ökande kostnaderna på ett oförutsett undantag eller var budgeten orealistisk?

Inte minst har man i budgetarbetet chansen att upptäcka om det finns hål där pengarna rinner iväg i onödan. Titta tillbaks ett par år, är det någon post som konstant ökat kan det finnas all anledning att fundera över en insats.

Man bör ha ett nära samarbete med sin ekonomiska förvaltare för att få fram en så rättvisande budget som möjligt. Det underlättar arbetet när styrelsen bara behöver göra småjusteringar. Det är styrelsen som har den bästa kännedomen om föreningen och fastigheten, och det är därför väldigt viktigt att styrelsen går igenom budgeten och är engagerad i budgetarbetet. Ett tips är att boka in ett möte med sin ekonomiska förvaltare för att gå igenom den slutgiltiga versionen av budgeten.

Passa på att dra nytta av den erfarenhetsbank som en ekonomisk förvaltare ofta sitter på. Denne kan exempelvis ge en hint om att ni betalar ett ofördelaktigt pris för ert kabeltv-abonnemang. Budgetarbetet kan då ge en vink om att det är dags att omförhandla villkoren.

Här är några fler goda råd på vägen:

• Vilka underhållsåtgärder är planerade enligt underhållsplanen och hur ska de finansieras? Är det kanske dags för OVK (obligatorisk ventilationskontroll) eller sotning nästa år? För att slippa överraskningar är det bra att uppdatera underhållsplanen.

• Tänk på att budgetera realistiska kostnader för el, värme och snöröjning. Har ni planerat att ändra några avtal eller byta leverantörer av exempelvis städning eller sophämtning? När löper avtalet för eventuell tomträtt ut?

• Ska ni göra några om- eller tillbyggnader, och hur ska de i så fall finansieras? Har ni några pågående ombyggnader som kommer att avslutas nästa år? Den informationen behövs för att kunna bedöma kostnaden för avskrivningar. Har man en äldre fastighet med gamla stammar finns det en risk för vattenskador.

• I samband med budgetarbetet är det också bra att gå igenom föreningens lånevillkor, amorteringar och räntebindningstider.  Det är mycket pengar som kan sparas om man arbetar aktivt med att ställa om lånen och ha ett långsiktigt perspektiv.

• Det är också viktigt att man ser över placeringarna av eventuella tillgångar, för att få så hög ränta som möjligt på det sparade kapitalet.  Förutom detta kan det finnas kloka investeringar att göra som genererar intäkter eller sparar in driftskostnader.

• Blir det några förändringar i styrelsearvodet eller sociala avgifter? Glöm inte att sätta av budget till utbildning av styrelsen.

Birgitta Thunanders Tips – Delegera och utnyttja verktygen

• Stressa inte ihop budgeten.

• Använda de tjänster och programvaror som finns för att ta fram en bra budget. Ett exempel är Fastighetsägarna Stockholms digitala styrelseportal Entré, som alla kunder med ekonomisk förvaltning hos Fastighetsägarna Service har tillgång till. Där kan exempelvis gamla fakturor ligga kvar så att det blir lätt att gå tillbaka och se vad ni betalat för en tjänst tidigare.

• Dela upp budgetarbetet i mindre delar och delegera så att alla ledamöter får en praktisk uppgift, som att exempelvis kontrollera kostnadsförändringar för energi.

Samla all ekonomisk information i en kundportal

Är det samma jakt efter försvunna fakturor varje gång budgetarbetet drar igång? Man kan spara mycket tid på att istället samla allt i ett webbverktyg. Det finns ett flertal olika så kallade kundportaler med ungefär liknande funktion.

I portalen finns aktuell information om förvaltningen och här attesterar man digitalt leverantörsfakturor. Både styrelsen och den ekonomiska förvaltaren har tillgång till dokumenten och kan underhålla portalen med tillgänglig och relevant information.

I regel finns det ett virtuellt styrelserum som enbart styrelsen tillgång till. Detta möjliggör delning av information mellan styrelsens medlemmar. Via kundportalen har man alltid tillgång till sin administration elektroniskt.

Det går då att spara allt från ekonomiska planer och besiktningsprotokoll till offerter och avtal.

[ Annons ]

[ Annons ]

[ Nyheter ]
[ Reportage ]
[ Krönikor ]
[ Papperstidningen ]