Foto: Shutterstock.
Publicerat 20 april, 2020

Så genomför man en digital stämma

Digitala stämmor i bostadsrättsföreningar har dykt upp som ett alternativ under coronakrisen. Samtidigt råder osäkerhet kring hur de går till i praktiken. Fastighetstidningen har talat med Johan Kleveland, förbundsjurist på Fastighetsägarna, om några av utmaningarna.

Att digitalisera årsstämmor har länge varit en aktuell fråga för börsbolag vars aktieägare finns utspridda runt om i världen. Men för bostadsrättsföreningar där medlemmarna generellt sett bor på samma ställe är det först nu som frågan fått större betydelse. En av anledningarna är förbudet mot större folksamlingar än 50 personer. Digitala stämmor är också en lösning för riskgrupper, sjuka och oroliga som inte vill närvara vid en fysisk stämma.

De digitala stämmorna kallas ofta hybridstämmor eftersom de sker både fysiskt och digitalt. Men erfarenheten av hur dessa ska gå till i praktiken är ännu knapp enligt Fastighetsägarnas förbundsjurist Johan Kleveland.

[ Annons ]

– Det har inte varit särskilt vanligt med digitala stämmor i bostadsrättsföreningar. Men förra året kom en ny lag om ekonomiska föreningar och i förarbetena uttalades att stämmor med videoteknik inte hindras av lagen. Fortfarande råder dock osäkerhet kring vad som är hanterbart, säger han.

Förra året kom en ny lag om ekonomiska föreningar och i förarbetena uttalades att stämmor med videoteknik inte hindras av lagen

Fastighetsägarnas förbundsjurist, Johan Kleveland.

Inledningsvis är det styrelsen som bestämmer om digitalt deltagande ska vara möjligt och i så fall skrivs det in i kallelsen. Därefter är det upp till själva stämman – både medlemmarna på plats och de som deltar digitalt – att genom majoritetsbeslut avgöra om det ska vara en hybridstämma eller inte. Johan Kleveland påpekar att det finns en risk att stämman inte kan bli digital om den fysiska stämman säger nej.

– Det kan ge en del märkliga konsekvenser om en överväldigande majoritet av medlemmarna deltar i stämman på plats och beslutar att stämman inte ska gå att följa digitalt. Det är en risk som man måste värdera, säger han.

Att hålla en hybridstämma innebär flera utmaningar för ordföranden som behöver kunna hantera digitala hjälpmedel och verktyg. Läs mer om olika digitala verktyg i faktarutan. Framförallt är det av stor betydelse att ha kontroll över vilka som kan ta del av stämman då den endast är öppen för medlemmar, deras ombud och andra med rätt att delta. Alternativt måste alla rösta för att stämman ska vara öppen för allmänheten. Johan Kleveland ser flera svårigheter med en digital stämma, men tror att många av dem går att lösa.

– Det kan exempelvis vara svårt att hålla diskussioner i en hybridstämma, men har man ett bra digitalt verktyg så kan man be om ordet och göra en talarlista precis som vanligt. Så länge man sedan kan förmedla ljudet vidare från talarna till alla i stämman, så går även diskussioner att genomföra, säger han.

För att kunna pricka av medlemmar mot röstlängden behöver man säkerställa vilka som röstar. Det går att göra via Bankid. I mindre föreningar där alla känner varandra kan det räcka att se medlemmarna i videomötet.

Av demokratiska skäl bör ändå viktiga beslut skjutas upp. Riskgrupperna som inte kan delta vid den fysiska stämman är ofta äldre människor som inte alltid har den tekniska kompetens och de tekniska verktyg som krävs för att kunna delta digitalt.

– Är det ett stort beslut som kan anstå till hösten ska man definitivt låta det göra det. Det är en demokratifråga att medlemmar ska kunna vara delaktiga. Inte bara genom att rösta utan också genom att kunna följa diskussioner på stämman, säger Johan Kleveland.

Fakta: Tips för en smidig hybridstämma

• Säkerställ att ni följer stadgarna och att kallelsen till stämman sker på korrekt sätt och i rätt tid. Exempelvis bör föreningar skjuta upp sina stämmor så lång som möjligt på grund av corona. Det påverkar även digitala stämmor eftersom de måste hållas fysiskt på den ort som anges i stadgarna.

• Använd ett digitalt verktyg för videomöten som Skype, Zoom eller Teams. Deltagarna ska helst ansluta med en kod eller via en kontrollerad inbjudan. Beroende på antal deltagare och vilka extrafunktioner som önskas passar olika verktyg. Många av de digitala verktygen har funktioner för chatt och frågor samt gör det möjligt att ”räcka upp handen”.

• Trippus, Scribe och Poströsta.se är några tjänster som använder BankID för att identifiera röstberättigade, vilket gör det möjligt att pricka av mot röstlängd.

• Håll koll på reglerna gällande poströstning och ombud samt hur ni ska hantera detta. Den nya tillfälliga lagen som gäller från den 15 april ger styrelsen möjlighet att besluta huruvida medlemmar har rätt att anlita externa ombud att föra deras talan samt att ombud kan företräda fler medlemmar, oberoende av vad som står i stadgarna.

• Se till att deltagare får tid och vet hur de ska göra för att logga in till stämman. Förklarar tydligt hur man ställer frågor via det digitala verktyget. Det är bra att ha en person som hanterar tekniken och har koll på frågor som kommer in.

• Var väl förberedd. Vid en digital stämma behöver man vara mer uppmärksam på frågor och beslutspunkter. Informera medlemmarna så mycket som möjligt inför stämman.

Källa: Fastighetsägarna

[ Annons ]

[ Annons ]

[ Nyheter ]
[ Reportage ]
[ Krönikor ]
[ Papperstidningen ]