Överblick och koll med egenkontroll

Koll på uppgiften. Fastighetsbolaget Aranäs i Kungsbacka tar egenkontrollen ett steg vidare. Med smarta lösningar och tydliga rutiner hamnar inget mellan stolarna. Alla vet vad som ska göras – och när.

Annons:


Aranäs Fastigheter i Kungsbacka har den senaste tiden skruvat upp takten i arbetet med egenkontrollen. Mer systematik, tydligare kommunikation och framför allt en bättre överblick över genomförda och kommande åtgärder.
– För oss handlar det här om att kvalitetssäkra vår verksamhet, säger Glenn Håkansson, förvaltningschef på Aranäs.

Egenkontrollen har förstås länge varit en del i vår förvaltning. Men i takt med att kraven från kommunens miljö- och hälsoskyddskontor ökat har vi också anpassat och moderniserat våra rutiner så att vi inte glömmer något. Sedan ungefär ett år tillbaka jobbar bolaget med Fastighetsägarnas system, Egenkontroll för fastighetsägare.
– Det ger oss bland annat en bra dokumentation över våra åtgärder och hjälper oss att styra arbetet, säger Glenn Håkansson. På Aranäs är det 7–8 medarbetare hittills som utbildats i systemet och som jobbar regelbundet med bolagets egenkontroll.

– Med hjälp av systemet kan vi styra rätt uppgift till rätt ansvarig person, säger Glenn Håkansson. Exempelvis får vi ut mejl till ansvariga personer om aktuella fel som måste fixas, och vi får en bra och tydlig avrapportering.

Aranäs bedömer att åtminstone 90 procent av alla kontrollpunkter har identifierats och lagts in i systemet.
– En stor fördel är att vi blir varse vad vi behöver göra på ett mer påtagligt sätt, först och främst gäller det riskbedömningar av ”högrisker”, säger Glenn Håkansson. Man får också påminnelser om sådant som ska kollas framåt, till exempel värmen i vattenledningarna så att legionella kan undvikas, eller när det är dags att göra brandsyn.

Pengar då, sparar ni något genom det här mer systematiska arbetet med egenkontroll?
– Det är för tidigt att säga ännu, säger Glenn Håkansson. Vi måste jobba med det här lite längre innan vi med säkerhet kan veta det. Dock tycker jag att vi i alla fall får en bättre överblick över kostnaderna i och med att hela bilden över åtgärderna blir tydligare.

När Glenn Håkansson kikar i kristallkulan ser han möjligheter att fortsätta förbättra kontrollarbetet.
– Fortfarande är vi på en ganska ”basic” nivå tycker jag. Men arbetssättet – och det stöd vi har i verktyget – öppnar upp för att utveckla arbetsmetodiken och lägga till fler delar, som att förfina checklistor, bryta ned åtgärderna på en högre detaljnivå, förtydliga och fördela ansvaret ytterligare. Jag tror också vi kan bli bättre på dokumentationen. Men den stora fördelen är att vi idag gör mer av ”rätt grejer”.

Annons: