Komplexiteten ökar och omvärlden ställer alltmer krav. Svenska Bostäder har nyligen gjort en stor omorganisation. Matilda Malmquist Glas, som är chef för den nybildade avdelningen på bolaget, berättar om bakgrunden.
Det är länge talats om hur data från fastigheter är den nya handelsvaran. Så åtminstone i teorin. Erfarenheter från Svenska Bostäder visar att det verkligen är så i praktiken.
– När det utvecklas nya AI-lösningar blir information och informationsmängder alltmer viktigt. Hos oss kan vi tydligt märka att begäran om allmän handling har ökat, säger Matilda Malmquist Glas, avdelningschef kansli på Svenska Bostäder.
Vem och varför kan Matilda Malmquist Glas inte gå in på. Men det kan exempelvis handla om aktörer som bygger upp kommersiella AI-modeller och behöver data till detta.
Ökande informationshantering är också ett bakomliggande skäl till den strategiska omorganisation som bolaget nyss genomfört. Svenska Bostäder har samlat alla strategiska uppgifter kopplat till juridik, informationsförvaltning, hyresförhandlingar, säkerhetsfrågor och styrelsearbete i en ny avdelning. Matilda Malmquist Glas, som tidigare var bolagsstrateg, utsågs till chef för avdelningen.
Hon konstaterar att man som kommunalägt bolag befinner sig i ett gränsland mellan det offentliga och privata.
– Vi agerar som ett privatbolag i bemärkelsen att vi ska följa aktiebolagslagen och vara affärsmässiga, men vi är också i andra bemärkelser offentliga och ska följa kommunallagen där vi omfattas av offentlighetsprincipen, säger Matilda Malmquist Glas.
Vi kommer att behöva lägga en del tid och arbeta på att anonymisera uppgifter så att de kan bevaras inför framtiden.
När det kommer till alla de känsliga personuppgifter bolaget hanterar blir det än mer komplext.
– Där uppstår det målkonflikter. Vi ska spara information enligt arkivlagen, samtidigt som vi ska skydda personuppgifter kring våra hyresgäster som kan vara känsliga. Vi kommer att behöva lägga en del tid och arbeta på att anonymisera uppgifter så att de kan bevaras inför framtiden.
Matilda Malmquist Glas konstaterar att det är en rad faktorer som ligger bakom att informationshanteringen blivit komplexare. Den hantering av data som hon beskriver ovan omgärdas av en rad nya förordningar, GDPR är den mest kända. Så också inom en mängd andra områden.
– Offentlig upphandling med allt fler underleverantörer tar alltmer tid. Där blir det ännu viktigare att följa upp att avtal uppfylls. Svenska Bostäder har exempelvis varit med och startat Rättvist Byggande för att motverka kriminalitet och osund konkurrens på byggarbetsplatser. Det är viktigt för oss att lag- och avtalskrav i entreprenadprojekt verkligen följs, inte minst vad gäller arbetsrättsliga förhållanden, säger Matilda Malmquist Glas.
Ett ansträngt omvärldsläge, där man som större fastighetsägare förväntas ta ansvar exempelvis för att iordningsställa skyddsrum, är också en faktor.
Ett annat område Matilda Malmquist Glas menar adderar ytterligare komplexitet är ny lagstiftning om tryggare bostadsområden.
– Som fastighetsägare välkomnar vi alla åtgärder som kan göra våra bostadsområden tryggare. Men den nya lagstiftningen kräver nya rutiner och ställer nya krav på oss.
Det samtidigt som kraven på transparens och informationssäkerhet ökar.
– Den omorganisation vi gör handlar alltså om att vi måste skapa förutsättningar att agera i en alltmer regelstyrd och komplex omvärld, ihop med en snabb teknisk utveckling, säger Matilda Malmquist Glas.
Under avdelningen bildas två nya enheter, juridiska enheten och informationsförvaltningsenheten. Som chef för den juridiska enheten har Anna Lundblad rekryterats. Anna Lundblad tillträder också den nya rollen som chefsjurist på bolaget.
Till tjänsten som chef för Informationsförvaltningsenheten har Jessica Persson, nuvarande chef för Kanslienheten på Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning, rekryterats.
Matilda Malmquist Glas, som alltså ska hålla samman den nya enheten, har en bakgrund som i sig säger något om den sammansatta omvärld man som bolag har att förhålla sig till. Hon har en masterexamen i statsvetenskap och har varit politisk sakkunnig på Statsrådsberedningen, Finansdepartementet och Näringsdepartementet. Innan dess arbetade hon på Finansroteln i Stadshuset i Stockholm. Hon har även arbetat på Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens kansli samt på Länsstyrelsen.