[ Annons ]

Publicerat 14 april, 2011

Miljöombyte

Vi spenderar en stor del av vår vakna tid på kontoret. Och för många av oss är var dag den andra lik – vi sitter vid våra skrivbord i ett kontorslandskap. Ibland går vi och tar en kaffe i pentryt och sätter oss sedan åter vid skrivbordet. Snart är det dags för ett möte i […]

Vi spenderar en stor del av vår vakna tid på kontoret. Och för många av oss är var dag den andra lik – vi sitter vid våra skrivbord i ett kontorslandskap. Ibland går vi och tar en kaffe i pentryt och sätter oss sedan åter vid skrivbordet. Snart är det dags för ett möte i kontorets konferensrum, en kaffe och tillbaka till skrivbordet igen.

[ Annons ]

Känner du igen dig? Så här ser vardagen ut för många av oss. Men i dagens föränderliga organisa­tioner där allt mer sker i projekt och på resande fot har kravet på flexibilitet blivit större. Samtidigt ökar kostnadspressen och allt fler företag vill yteffektivisera sina kontor för att sänka kostnaderna.

– Nio av tio kontor ser likadana ut och är stöpta efter en uråldrig modell. De består endast av tre miljöer – skrivbord, mötesrum och ett pentry. Man kan säga att ett sådant kontor passar alla medarbetare lagom illa, säger Jonas Hurtigh Grabe, som arbetar med koncept- och affärsutveckling på Diligentia.

Han menar att ett kontor istället måste erbjuda medarbetarna varierade och kreativa miljöer.

– Ofta finns en traditionell syn på att medarbetarna ska utföra arbetet vid sitt skrivbord. Men de flesta nya idéer uppstår faktiskt när vi spontant träffar kollegor och bollar idéer med varandra. Se bara på Googles kontor, där har de whiteboardtavlor uppsatta överallt för att medarbetarna snabbt ska kunna skriva ner sina tankar oavsett var i lokalerna de befinner sig.

 

För att kunna leva upp till kontorshyresgästernas krav har Diligentia arbetat med det tvärvetenskapliga projektet Diligentia Future Lab. Tanken med projektet är att ta reda på hur framtidens kontor kommer att utformas

– Som fastighetsägare måste vi kunna planera och ligga steget före kunderna. Det duger inte att bara fråga vad de vill ha, vi måste visa vilka möjligheter som finns. Vem visste att man behövde en iphone innan den fanns?

Det är egentligen inga nya rön Diligentia presenterar. Det handlar mer om en metodik som där kontorets utformning baseras på företagens aktiviteter.

– Det handlar om att bygga en kreativ miljö som de anställda trivs i, säger Jonas Hurtigh Grabe.

Jonas Falk, arkitekt på arkitektbyrån Strategisk Arkitektur, har också varit involverad i projektet och framhåller vikten av att skapa ett kontor som utgår från medarbetarnas olika behov.

– Man måste se till vilka aktiviteter företaget har och sedan skapa miljöer utifrån dessa. Ett kundmöte passar bäst i ett konferensrum. Ett internt möte kanske ni tar i en mysig soffgrupp. Ett telefonsamtal vill du sköta i ett tyst telefonrum. Ska du skriva en rapport vill du sitta i en tyst och harmonisk miljö. Förbereda ett möte kanske du gör bäst hemifrån. Och att skriva och hantera dina mejl kan du idag göra var som helst.

 

Jonas Falk menar att genom att ta fram olika miljöer utifrån dessa aktiviteter kommer de flesta medarbetarna faktiskt inte att behöva sina egna skrivbord. Något som har en tendens att väcka stort motstånd hos de anställda.

– Många ser sitt skrivbord som en trygghet och är rädda för förändring, vilken man naturligtvis måste respektera och ta hand om även i en ny typ av lösning. Det är en av de viktigaste aspekterna om man ska lyckas med ett nytt koncept.

Och då de flesta företag idag vill utnyttja sina lokaler så effektivt som möjligt är det kanske dags att släppa den gamla skrivbordstraditionen. För enligt Jonas Hurtigh Grabe så har ett kontor aldrig mer än 50 procents beläggningsgrad.

– Folk skrattar när vi berättar detta och har svårt att tro på oss. Men vi har gjort studier som bevisar det. Det är bara att gå runt på ditt eget kontor och börja räkna hur många skrivbord som faktiskt står tomma.

Men varför vill egentligen ett fastighetsbolag yteffektivisera sina hyresgästers kontor, borde det inte vara tvärtom?

– Även om en hyresgäst skulle minska sin yta leder det till att de får en bättre totalekonomi, vilket i sin tur innebär att de kan betala en högre snitthyra, säger Jonas Hurtigh Grabe.

För tillfället är Diligentia ute och pratar med intresserade hyresgäster om projektet och Jonas Hurtigh Grabe menar att intresset är stort. Trots detta finns ännu inga konkreta exempel på hyresgäster som helt vågat släppa tanken på de personliga skrivborden och i stället skapat en variationsrik miljö.

Inte heller inom fastighetsbolaget Fabege har man märkt av att trenden skulle gå mot skrivbordslöst.

– Jag förstår teorin bakom flexkontoret och tycker att det verkar väldigt smart men vi har inte haft någon direkt efterfrågan från våra hyresgäster, säger Susanna Elvsen, uthyrningschef på Fabege.

Däremot tycker hon att kunderna blivit allt mer intresserade av att utforma och designa sina kontor.

– För tio år sedan var alla kontor stöpta i samma form. Men under de senaste fem åren har vi sett en stor förändring. Kunderna vill ha en arbetsplats som representerar deras företag och bygger imagen.

Enligt Susanna Elvsen är det vanligaste kontoret det öppna landskapet som blandas upp med konferensrum, mötesrum och allmänytor. Däremot har cellkontoret blivit väldigt ovanligt.

– Många nya kunder efterfrågar cellkontor men när de ser hur ytineffektivt det faktiskt blir så väljer de snabbt bort det. Jag tror vi går mot en mer varierade kontorsmiljö som blandar fasta arbetsplatser med imagebyggande allmän­ytor.

För tillfället håller Fabege på att utforma ­Vattenfalls nya huvudkontor i Arenastaden. Tanken är att kontoret ska bestå av ett flertal miljöer som anpassats efter medarbetarnas behov.

– Möbleringen kommer inte följa den traditionella möbleringen utan kommer istället vara kreativ och inbjudande.

Riktigt hur kontoret kommer att utformas är inte bestämt än, men en sak är säker, det kommer vara omväxlande miljöer som stödjer medarbetarna. Att bara sitt vid ett skrivbord och utför sina sysslor är varken stimulerande eller utvecklande.

[ Annons ]

[ Annons ]

[ Nyheter ]
[ Reportage ]
[ Krönikor ]
[ Papperstidningen ]