På två år har Aefab revolutionerat sin IT-användning. Idag har de ett fastighetssystem som sköter allt från lediga lägenheter och uthyrningar till felanmälningar. Tack vare satsningen på IT har bolaget nu inte bara fler hyresgäster – utan också tid över till de befintliga.
För två år sedan började Mikael Reijer som vd på kommunala bostadsbolaget Aefab i Ovanåkers kommun.
[ Annons ]
– Då låg Aefab långt efter vad det gäller datorer och IT. Men nu har vi tagit steget och satsat, säger Mikael Reijer.
Och satsningen har varit värd både pengarna och energin. Från att ha haft mellan 70 och 80 lediga lägenheter för två år sedan har de idag endast två vakanser i hela beståndet. Med hjälp av företaget Momentum har man nu implementerat ett fastighetssystem som sköter hantering av nya hyresgäster, felanmälningar och en portal där hyresgästerna har egna sidor och får information om sina lägenheter, hyresutveckling och renoveringar.
Tidigare nådde vi bara en lokal målgrupp men nu når vi hela Sverige.
– I samband med de här förändringarna har vi också satsat rejält på marknadsföring. Vi har till exempel en informationsansvarig som bland annat jobbar med sociala medier för att synliggöra bolaget. Tidigare nådde vi bara en lokal målgrupp men nu når vi hela Sverige.
Tidigare sköttes det mesta i bolaget manuellt och det blev oändliga pappershögar för uthyrarna. Det var personliga möten och många telefonsamtal. Men nu har man med enkla verktyg förenklat arbetet för uthyrare och andra medarbetare inom företaget.
– Nu när man letar lägenhet går man in på internet och fyller i alla sina uppgifter och preferenser. Man kan säga att vi har lagt över det administrativa arbetet på hyresgästerna.
Även fastighetsskötarna har fått en minskad arbetsbörda. Felanmälningar kommer direkt i telefonen och när en åtgärd är genomförd registrerar de det direkt i systemet och slipper därmed att åka in till kontoret.
– Vi arbetar effektivare och det gör att vi kan fokusera och har mer energi till det vi vill. Vi har många hyresgäster som är äldre och inte använder dator och nu har vi möjlighet att ge dem den tid de behöver.
Mikael Reijer är väldigt positiv till satsningen på IT. Men han medger också att det har varit en stor omgörning. För Aefab har tid varit avgörande.
– Ska man göra något sådant här måste det få ta tid. Det viktigaste är att man avsätter tid till utbildning och planerar in det från början. Personalen måste få tid att lära sig de nya systemen, säger Mikael Reijer.
Och avslutar skrattande:
– Till och med Hyresgästföreningen tycker att vi gör ett bra jobb.
