För stora fastighetsbolag kan det vara ett gissel att hålla reda på alla nycklar. Diös har lyckats kapa tiden för handhavandet med nyckelkvittenser och på kuppen fått ett mycket säkrare system – tack vare QR-koder på nycklarna.
Fastighetsbolaget Diös har digitaliserat sin nyckelutlämning och helt skrotat de tidigare papperskvittenserna till förmån för QR-kodade nycklar. När en nyckel lämnas ut scannar kundservice bara koden med sin iPad eller hantverkaren med sin smarta telefon.
[ Annons ]
– Som fastighetsbolag har vi många nycklar i omlopp och det är viktigt att ha koll på dem. Med det här systemet har vi både fått mycket bättre kontroll och effektivare nyckelhantering. Idag tar det bara någon minut att lämna ut en nyckel. När vi hade papperssystemet kunde det ta mellan 5-10 min, säger Stefan Larsson, IT-samordnare på Diös Fastigheter i Östersund.
Systemet med QR-koder utvecklas av företaget RealBridge i Östersund. Det är ett telefonbaserat verktyg som underlättar och effektiviserar dokumentation och rapportering genom scanning av QR-koder. Systemet kan användas inom en rad olika områden, från nyckelutlämning till rapportering av service på kaffemaskiner.
– Det är ett väldigt smidigt system som är lätt att implementera i den vardagliga verksamheten. Vi får koder av RealBridge som vi klistrar på nyckeln, vi registrerar den digitalt och sedan är det klart. Systemet är på väg att införas successivt inom alla Diös sex affärsområden, säger Stefan Larsson.
Det är kundservice på Diös som ansvarar för att kvittera ut nycklarna och för dem som jobbar där har arbetet underlättats väsentligt.
– Alla uppgifter om nyckeln och fastigheten finns redan inlagda digitalt, allt är samlat på ett och samma ställe. Det är lätt att få en totalbild över vilka nycklar som är utlånade, vem som har dem och hur länge de varit utlånade, säger Kevin Wedin som jobbar med kundservice på Diös.
QR-koderna spar tid och tid är pengar men enligt IT-samordnaren Stefan Larsson är tidsbesparingen inte den största vinsten.
– Den bästa med systemet, förutom att det blir smidigare för entreprenören, är att vi får ökad kontroll. Införandet av QR-koderna har ökat vår uppmärksamhet när det gäller säkerhet i hantering av nycklar. En borttappad huvudnyckel kostar ett fastighetsbolag omkring 100 000 kronor, det här systemet minimerar risken att det sker, säger Stefan Larsson.
