Kanske är det hissen som ska renoveras, eller så vill man bygga balkonger eller byta dörrarna. Det är ganska ofta styrelsen måste göra en upphandling. Men hur ska man göra för att det ska bli rätt? Ove Schramm, jurist på Fastighetsägarna Stockholm, ger råd.
Först kanske man måste fråga sig om föreningen egentligen ska göra en större upphandling, eller bara ge en beställning till en entreprenör som föreningen tidigare anlitat och har förtroende för? Det finns inget självklart svar på frågan. Styrelsen väljer själv hur det ska göras och det är inte alltid fråga om ett större projekt. Men samtidigt har styrelsen ett ansvar att förvalta föreningens egendom och pengar på bästa vis. Det är därför inte alltid ointressant att jämföra priset mellan olika entreprenörer. Ett vanligt riktmärke är att tre entreprenörer bör tillfrågas, men inte heller på den punkten finns det något rätt eller fel.
[ Annons ]
Ofta är det inte bara kostnaden som är det viktiga. Det gäller att säkerställa att man också får bra kvalité, både vad gäller tjänsten som utförs och allt runt om; att störningarna blir så små som möjligt, att företagets anställda är flexibla i sina kontakter med medlemmarna etc. Men framför allt vill man kanske att hantverkarna ska kunna det de gör. Att kontrollera entreprenörens referenser är därför mycket viktigt.
Om föreningen går ut med ett bristfälligt förfrågningsunderlag kommer man att få bristfälliga svar.
Man måste ha i minnet att man aldrig får bättre svar än man frågar efter. Om föreningen går ut med ett bristfälligt förfrågningsunderlag kommer man att få bristfälliga svar, och kanske svar som inte är möjliga att jämföra med varandra. Därför är förarbetet inför en upphandling enormt viktigt för det slutliga resultatet. Det kräver ett gediget kunnande bara att ställa rätt frågor. Att sedan jämföra olika svar med varandra är inte heller alltid helt enkelt. Det kan bli många ”om” och ”men”. Här finns hjälp att få.
Man ska inte heller i en förening underskatta medlemmarnas krav på insyn i processen. Det är viktigt att styrelsen håller medlemmarna informerade om vad som händer, när processen ska börja och sluta och så vidare. Men samtidigt måste man vara tydlig med att det är styrelsen som sköter förhandlingar och upprättar avtalen. Det är oftast inte möjligt att ha en offentlighet i underlag eller anbud. Om styrelsen är allt för öppen med detta finns i stället en risk att föreningen bryter mot sekretessbestämmelser eller på något vis skadar entreprenören, och det kan slå tillbaka på föreningen.
Det är viktigt att det finns skriftliga avtal att falla tillbaka på om det blir en framtida tvist. Som stöd finns på marknaden flera olika standardavtal, vilka är bra att ha som grund. Men även om man använder ett standardavtal ska man noga tänka igenom om det ska finnas avvikelser på några punkter.
Föreningen måste också förstå att man inte är en konsument, utan en näringsidkare. Trots allt är det ju två juridiska personer (näringsidkare) som kommer överens om ett avtal. Det innebär att man inte har en konsumentlagstiftning som skyddar, utan det som sägs i avtalet gäller vanligen fullt ut. Avtalsskrivning är en svår konst.
Det som beskrivits ovan är en mycket kortfattad och ytterst summarisk skrivning om upphandling. Mycket mer kan sägas. Men om jag ska ge ett råd som är viktigare än andra så är det att föreningen anlitar en expert eller sakkunnig på upphandling inom området. Att upphandla ställer stora krav på kompetens och det finns folk som sysslar med sådant hela dagarna. Oftast är styrelsens ledamöter ovana vid upphandlingssituationer, avtal och processer. Det är därför väl investerade pengar att ta in den hjälp som behövs för att slippa ”hoppa i galen tunna”.
Oves tips:
- Var noga med att alltid ha skriftliga avtal.
- Glöm inte att följa upp med besiktningar och kontroller.
- Informera medlemmarna löpande om processen.
- Läs Fastighetsägarnas broschyr ”Bättre projekt”.
Tänk till kring ”egna tillval” redan vid upphandlingen
Fastighetsägarnas entreprenadjurist Nämi Sandart om egna tillval vid ombyggnader:
–?Vid många ombyggnader, till exempel vid stambyten, vill de boende ha möjlighet att göra egna tillval. Det kan röra sig om val av kakelplattor, toasitsar med mera. Ibland kan problem uppstå kring de egna tillvalen. Det kan till exempel visa sig att ett eget tillval inte fungerar ihop med den övriga entreprenaden. Det är därför viktigt att föreningen redan i upphandlingsprocessen anlitar professionell hjälp. Se till att noga överväga för- och nackdelar med egna tillval och sätt er in i vilka olika modeller för genomförandet som finns.
