Fyra olika förvaltningslösningar

Utlagd eller egen förvaltning. Telge Hovsjö, D.Carnegie & CO och Einar Mattsson har olika förvaltningslösningar och bostadsrättsföreningen Kotka sköter förvaltningsuppgifterna själva.

”Det har blivit så  mycket bättre”.

[ Annons ]

Telge ”outsourcade” städningen  på De boende.

I utkanten av Södertälje ligger Hovsjö där kommunala fastighetsägaren Telge Hovsjö AB äger 1 680 lägenheter
– Vårat kundindex visade att hyresgästerna var väldigt missnöjda med skötseln och städningen av entréer och tvättstugor. Det var upprepade klagomål samtidigt som vi hade svårt att få kontakt med den externa förvaltaren. Det kan vara svårt att påverka utförandet när man köper in tjänster, berättar Gülseren Büyükbalik, chef för boendeservice på Telge ?Hovsjö.

När det var dags att skriva nya avtal valde bolaget en ny strategi. De projektanställde tio hyresgäster, som så kallade portvakter, under två år för att sköta städning och underhåll. Men också för att öka tryggheten i området.
– I Hovsjö finns många arbetslösa och det har varit problem med otrygghet i stadsdelen. Med samma summa som en extern förvaltare kostar kunde vi anställa tio personer under två år och på så sätt slå två flugor i en smäll. Eftersom de själva bor i området kan de ha en nära kontakt med andra hyresgäster och vara tillgängliga på ett helt annat sätt än en extern förvaltare.

Projektet startades i samarbete med Arbetsförmedlingen. Hyresgästerna anställdes och fick utbildning i lokalvård och lättare förvaltning. Idag har de arbetat tio månader, alla med ansvar för varsin gård i området, och resultatet är positivt. Förhoppningen är att det tvååriga projektet ska fortsätta även i framtiden. Något som gör Kristin Jajo och Rehema Arga väldigt glada. De är två av de tio portvakter som anställdes.

– Det känns väldigt bra att ha jobb och få göra något nyttigt. Vi vill göra Hovsjö till det bästa området i Södertälje, skrattar Kristin Jajo. Rehema Arga fyller i:
– Det har blivit så mycket bättre i området. Vi städar och håller fint och pratar med grannar som inte sköter städningen på rätt sätt. Alla är jättenöjda och vi blir ofta inbjudna på kaffe, men då får man säga nej tack eftersom vi ju jobbar.

För att klara lönekostnaderna och behålla portvakterna tittar Telge Hovsjö nu på om portvakternas ansvarsområde kan utvidgas. De har börjat sköta städningen vid in- och utflyttning. En tjänst som tidigare outsourcades.

”Man måste vara på plats i området”
D.Carnegie & CO köpte ett förvaltningsbolag.

Närhet och kunskap om hyresgästernas behov är viktigt för D. Carnegies & Co långsiktiga fastighetsförvaltning. Därför valde de att köpa förvaltningsbolaget Graflunds som nu sköter hela koncernens bestånd.

Det var i samband med ett större fastighets-förvärv i somras som fastighetsägaren
D. Carnegie & Co även köpte förvaltningsbolaget Graflunds. Därmed förvaltas hela koncernens fastighetsbestånd inhouse.
– När det gäller förvaltning av bostäder behövs en kontinuitet och ett förtroende från hyresgästerna. Både ekonomisk och teknisk drift kräver att man är på plats i området för att göra bästa möjliga jobb. Det är väldigt svårt att åstadskomma med en extern förvaltare, säger Ulf Nilsson, vd på D. Carnegie & Co som är väldigt glad över att hela koncernens förvaltning nu driftas av en aktör.

Totalt omfattar D. Carnegie & Co:s fastighetsförvaltningsorganisation 120 personer.

Ulf Nilsson konstaterar att det är dyrt och tidskrävande att bygga upp en förvaltnings­organisation från grunden och hitta folk med stort engagemang. Men han menar att har man en förvaltningsorganisation som fungerar så finns stora fördelar både ekonomiska och för företaget i stort.

På Graflunds är de vana vid att arbeta med stora fastighetsbestånd, och har byggt upp en effektiv organisation som hanterar allt från teknik till administration.
– Det är klart att ju fler fastigheter vi förvaltar desto större möjligheter har vi att göra stordriftsfördelar. Då blir ju vår förvaltning också mer lönsam per lägenhet, säger Anders Häggström, vd på Graflunds.

Ulf Nilsson menar att interna fastig­hets­förvaltare ofta är mer kostnadsmedvetna
när det gäller att anställa underleverantörer.
– Vi har ju områdeschefer som är ansvariga att uppfylla ekonomiska mål. Då ser de ofta till att den egna personalen kan utföra enklare reparationer. Det blir ju också en trygghet för hyresgästerna, att det är samma personer som rör sig i området.

Men för D. Carnegie & Co är det inte de ekonomiska fördelarna som är avgörande.
– Det allra viktigaste är att ha folk i företaget som bryr sig och vill göra ett bra jobb, säger Ulf Nilsson.
”Det krävs en kritisk massa”

”Det krävs en kritisk massa”
Einar Mattsson förvaltar eget och åt kunder.

Einar Mattsson förvaltar både det egna beståndet och sköter förvaltningen åt ett fyrtiotal kunder. För att det ska fungera är det viktigt att båda parter har samma värderingar och syn på fastighetsägande.

Einar Mattsson i Stockholm är fastighetsägare, byggherrar och säljer fastighetsförvaltningstjänster. Allt med samma värderingar.
– Vi är långsiktiga men också framåtsträvande. För oss är det viktigt att våra kunder känner igen sig i de värderingarna och har samma syn på fastighetsägande, säger Mikael Dimadis, chef för affärsområdet förvaltning på Einar Mattsson.

Den främsta anledningen till att satsa på extern såväl som intern förvaltning är att uppnå skalfördelar.
– Med större volymer har vi kunnat vässa specialistkompetenser inom exempelvis hyresförhandling, energifrågor och affärssystem. Utöver det ger skalfördelarna en bättre service till hyresgästerna eftersom vi har möjlighet till en större personell bemanning där vi inte bara har egna fastigheter utan även andras att förvalta, säger Mikael Dimadis.

Utöver det egna beståndet tar Einar Mattssons förvaltningsavdelning hand om fastig-heterna åt ett fyrtiotal kunder – allt ifrån bostadsrättsföreningar, till familjeägda fastighetsbolag och stiftelser.
–?Genom att både ha interna och externa kunder så har vi också ett öra mot marken och kan vara proaktiva, säger Mikael Dimadis.

En av kunderna är fastighetsbolaget Förvaltnings AB Sydholmarna, en koncern med tio fastigheter i Stockholms innerstad.
– Det krävs en kritisk massa för att det ska löna sig att förvalta i egen regi. Att anställa en egen förvaltare med möjlighet till back-up skulle innebära att kostnaderna för den egna förvaltningen blir för hög i förhållande till intäkterna, säger bolagets vd Lars Olof Larson.

Einar Mattsson har fått ett brett uppdrag som innefattar allt från att avisera hyror till ren fastighetsskötsel. Lars Olof Larson konstaterar att man förlorar en del kontroll genom att outsourca, men känner sig ändå trygg med de regelbundna avrapporteringarna och möjligheten att själv hämta information i förvaltarens digitala portal.
– Men om vi växer rejält, vilket vi planerar att göra, kommer vi att överväga att bygga upp en egen förvaltningsorganisation, säger Lars Olof Larson.

”Ingen kan känna huset så bra som vi”.
Brf kotkagatan gör det själva.

Här är föreningen som sköter en stor del av förvaltningsuppgifterna själva. Frivillighet och ett nära samarbete med den externa förvaltaren är framgångsreceptet.

Brf Kotkagatan, en bostadsrättsförening i Stockholmsförorten Akalla med 182 lägenheter, gör en hel del själva. Alltifrån att ta in offerter på större arbeten till att sköta rabatterna.
– Det främsta skälet är så klart att hålla kostnaderna nere, säger Tore Olsson som är vice ordförande i styrelsen.
Det skulle aldrig fungera om det inte fanns eldsjälar i styrelsen och föreningen som är beredda att offra en del tid på det gemensamma. För vissa uppgifter utgår också ett visst arvode.
– Vi har också engagerat ett par ungdomar som bor här som tjänar en slant på att sköta vissa uppgifter.

För att det ska fungera är det A och O att ha en lyhörd förvaltare, menar Tore Olsson. Utöver att sköta den tekniska och ekonomiska förvaltningen fungerar förvaltaren också som ett viktigt bollplank för styrelsen.
–?Att vi kan göra så mycket själva beror helt klart på att vi har så bra stöttning, säger Tore Olsson.
Förra året utsågs föreningen till ”Årets brf”, en av anledningarna var föreningens mycket ambitiösa brandskyddsarbete.
– Visst skulle vi kunna lägga ut brandskyddsronderingen. Men förutom att det skulle kosta pengar så tror jag att det är bra att det görs av föreningen. Inte ens en bra förvaltare kan känna huset som vi som bor här.

Bli inte dumsnål i föreningen

Det finns så klart en hel del att spara för bostadsrättsföreningen som väljer att sköta en del av förvaltningen själv. Men det gäller att se upp. Ove Schramm, jurist på Fastighetsägarna Service, menar att det finns många fällor.
Som bostadsrättshavare har man bara ett underhållsansvar för den egna lägenheten. Man har alltså ingen skyldighet att delta i en städdag, städa trappen och så vidare. Det gör att det måste vara ett frivilligt system och då finns alltid risk för irritation om någon inte ställer upp.

Det är inte tillåtet att ta ut ”straffavgifter” för uteblivet arbete. Det finns heller ingen riktigt bra modell för självförvaltning. Att kompensera medlemmar som utför arbetsuppgifter med sänkt årsavgift innebär att det ska skattas som inkomst av tjänst och blir därför inte särskilt lönsamt.

Men det finns exempel på föreningar som lyckats vända dålig ekonomi genom att medlemmar på frivillig grund tagit på sig arbetsuppgifter.
– Men det kan bara vara enklare arbetsuppgifter. Man kan inte skicka upp medlemmar på taket, göra elinstallationer och så vidare. Det är också en försäkringsfråga som är viktig att hålla koll på, säger Ove Schramm.

En förvaltare har också en viktig råd­givande roll.
– Det händer att föreningar sköter den ekonomiska förvaltningen själva och har lägenhetsförteckningen i en skokartong hemma hos någon. Det kan gå riktigt illa. Om bankerna inte  kan lita på att det sköts kommer de inte att vilja låna ut pengar, säger Ove Schramm.

Samma sak gäller också den tekniska förvaltningen. Det är lätt att bli dumsnål och missa det långsiktiga underhållet.
– Har man kompetens kan man utnyttja det, men det är viktigt att komma ihåg att styrelsen består av folk som har ett arbete eller andra saker att göra också. De ska inte behöva drunkna i pappersexercis utan ska kunna ta de stora strategiska besluten kring budget och underhålls­ansvar.