Släpp tanken på ett eget skrivbord med personliga saker. Vinka också adjö till kontorslandskapen. Framtidens kontor erbjuder olika miljöer utifrån medarbetarnas olika aktiviteter, och det stavas A².
Begreppet framtidens kontor började användas redan under 1990-talet. Sedan dess har trenden varit att riva väggar, bygga kontorslandskap och krympa antalet kvadratmeter per anställd. Om kontorspersonal hade 30–40 kvadratmeter till sitt förfogande för 20 år sedan, får de i dag nöja sig med 10–15 kvadratmeter.
[ Annons ]
Någon som på nära håll följt utvecklingen är Jonas Falk, arkitekt och kontorsutvecklare på Strategisk Arkitektur i Stockholm.
– Jag började känna mig mer och mer frustrerad över att kontorslösningarna blivit en standardiserad produkt som bygger på kontorslandskap, men som egentligen inte löser brukarnas allt mer varierande behov, säger Jonas Falk.
Tillsammans med Jonas Hurtigh Grabe, då konceptutvecklare vid Dilligentia, tog han fram idén om A² eller aktivitetsstyrd arbetsmiljö inför ett gemensamt seminarium för tre år sedan. Internationellt hade man redan arbetat med modellen under namnet ”Activity Based Working”.
A² innebär att aktiviteterna – och konstellationerna de sker i – styr utformningen av kontorsmiljön. Det skapar i sin tur förutsättningar för att ta fram det bästa hos medarbetarna. Till skillnad från kontorslandskapen, som enligt Jonas Falk, inte är särskilt bra på någonting.
Behovet av nya kontorslösningar drivs också av ett förändrat arbetssätt. Trenden är att alltmer arbete utförs tillsammans med andra. För tio år sedan ägnade vi 70 procent av arbetstiden åt enskilt arbete och 30 procent åt gemensamt. I dag är förhållandet 50/50 och om tio år kan förhållandet vara det omvända, 70 procent gemensamt och 30 procent enskilt arbete.
– Vi måste på allvar koppla loss de anställda från sina skrivbord. Det kommer även i fortsättningen att finnas skrivbord, men det är inget som säger att du ska ”äga” ett eget skrivbord med dina privata pappershögar på, säger Jonas Falk.
Att gå från ett eget skrivbord i ett kontorslandskap till olika funktionsstyrda miljöer på en arbetsplats ställer nya krav på företagen. Enligt Jonas Falk är det framför allt tre saker som måste fungera; den fysiska miljön, den virtuella miljön och ledarskapet.
En fördel med en aktivitetsstyrd arbetsmiljö är att man inte nödvändigtvis behöver flytta den dag företaget expanderar eller drar ner på personal.
– Tidigare räknade vi kontorsytan per anställd och skrivbord. Det är inte särskilt flexibelt med tanke på att cirka 40 procent av skrivborden i snitt står obemannade under en vanlig arbetsvecka. Med A² kan man kanske klara sig med 30 procent mindre lokalyta, men varje kvadratmeter måste vara genomtänkt och av hög kvalitet, säger Jonas Falk.
Världsledande på ”Activity Based Working” är det holländska företaget Veldhoen och i dag är Jonas Hurtigh Grabe ansvarig för deras svenska verksamhet. Han säger att 15 års erfarenheter i Holland nästan enbart är positiva. Ökad produktivitet, minskad sjukfrånvaro och en ökad stolthet över det egna företaget är några effekter av den aktivitetsstyrda arbetsmiljön.
– Om A² används på rätt sätt ökar det attraktionskraften för hela företaget. Ett exempel som ofta lyfts fram är Microsofts huvudkontor i Amsterdam. De har 40 000 besökare om året som bara vill se hur de jobbar. Tänk vad det betyder för varumärket och vid rekryteringar.
Jonas Hurtigh Grabe är övertygad om att A² även är framtiden i Sverige. Flera större företag som Swedbank, Volvo och Apotekens service håller som bäst på att bygga om enligt konceptet.
– Men man måste förstå att det inte handlar om en fysisk miljölösning, utan är en strategisk fråga som måste genomsyra hela organisationen. Kontorsmiljön är inte längre kopplad till individerna, utan till företagets gemensamma aktiviteter. I framtiden kommer dessa ”collaboration spaces” att bli ännu viktigare.
Som exempel på framtidens kontor tar Jonas Hurtigh Grabe en stor lounge eller en hotellobby. Ett annat är Veldhoens nya huvudkontor som håller på att byggas i Maastricht.
–?Det är en 600 kvadratmeter stor lokal utan ett enda traditionellt skrivbord. Ytan används istället för inspirerande mötesplatser. De anställda kommer att vara där måndag och fredag. Resten av arbetstiden lägger man upp hur och var man vill. När man ses ligger fokus på kunskapsutbyte, inspiration och nya idéer.
Christina Bodin Danielsson arbetar både som forskare vid Stressforskningsinstitutet och som arkitekt specialiserad på kontor vid Brunnberg & Forshed Arkitektkontor. Hon anser att design och inredning har stor betydelse för medarbetares välbefinnande.
– Jag intervjuade nästan 500 personer från 26 olika kontorsmiljöer i min avhandling och jag blev förvånad över i vilken utsträckning de beskrev den estetiska dimensionen av arkitektur. Den andra dimensionen – funktion – nämndes inte alls lika mycket. Färger och arkitektoniska karaktärsdrag som en eldstad eller en terrass bidrog till att de trivdes bättre på jobbet och kände stolthet över sitt företag, säger Christina Bodin Danielsson.
Hon hoppas att framtidens kontor har en mer personlig utformning och tar avstamp i brukarnas varierande behov.
– Det behövs en större lyhördhet för våra behov både av koncentration och av interaktion. Ett kontor jag överhuvudtaget aldrig skulle rita är det mellanstora kontorslandskapet för 10–24 personer med bara något konferensrum och tyst rum. All forskning visar att vi presterar dåligt i en högljudd miljö med många störningar, vilket är ett problem i de traditionella kontorslandskapen.
Ett projekt som försöker gestalta framtidens kontor är futuRum som drivs av AMF Fastigheter tillsammans med Konstfack och KTH Arkitektur. Under tolv veckor skissar 40 studenter på kontorsmiljöer i AMF:s fastighet på Regeringsgatan i Stockholm.
De bästa idéerna ska byggas i fullskaliga modeller och presenteras i januari 2013.
– Studenter har inte några förutfattade meningar om hur kontor bör se ut och kan bidra med helt nya perspektiv. Vi tror att samarbetet kan driva hela branschen framåt och även ge nya kontorslösningar för oss och våra kunder, säger Charlotta Liljefors Rosell, affärsområdeschef kontor på AMF Fastigheter.
___________________________________________________
fakta/så når du a2 i tio steg
• Ett nytt kontorslandskap kräver ett förändrat ledarskap.
• Mer personligt utformade kontor – det är verksamheten som styr.
• Du äger inte längre ditt skrivbord.
• Från arbetsplats till mötesplats.
• Från uppgifter till projekt.
• En hög grad av mobilitet – man jobbar när man vill, hur man vill.
• Olika miljöer att välja bland beroende på arbetsuppgifter.
• Kontoret ska framför allt fungera som en kreativ inspirationskälla.
• Färre väggar och större rum eller lounger för möten och kreativitet.
• Kontorsmiljön stärker företagens varumärke och deras storytelling.
___________________________________________________
300 nya medarbetare och samma lokalyta
Konsultföretaget PricewaterhouseCoopers, PwC, planerar att expandera med 300 personer. Men istället för att öka antalet kvadratmeter valde man att bygga om sina nuvarande lokaler till en mer aktivitetsstyrd arbetsmiljö.
Det luktar nytt hos PwC i Bonnierhuset på Torsgatan i Stockholm. Ombyggnaden blev klar för två veckor sedan. Lokalerna präglas nu av flera olika miljöer; tysta och gemensamma rum, fiffiga lösningar som telefonfåtöljer samt lounger med färgglada soffor och puffar på varje våningsplan.
– Vi hade ett behov av att anpassa lokalerna för att kunna växa, men också för att understödja ett bättre samarbete mellan våra olika verksamhetsområden. Dagens unga ser också kontoret som en mötesplats, inte ett ställe där du sitter vid ett skrivbord. Kontorslösningen måste bejaka att medarbetarna har olika behov, säger Jörgen Sigvardsson, partner och projektledare för ombyggnaden.
PwC:s nya lokaler handlar både om att hitta nya arbetssätt över de interna organisationsgränserna, men också om att attrahera unga talanger på arbetsmarknaden. På plan sju har Pär Nilsson och Lotta Björkman slagit sig ner i loungen. De började arbeta på PwC som revisorsassistenter för sex veckor sedan.
– Lokalen är viktig när man söker jobb, säger Lotta Björkman. Om du kommer till ett mörkt ställe med lågt i tak, börjar du undra hur det företaget kan vara framåtblickande. Här blir man glad och energisk av alla färger.
