[ Annons ]

Med ett gps-system i sina bilar kartlade ett fastighetsbolag i Malmö sina fastighetsskötares rörelsemönster och sparade uppgifterna i sju år. Nu kritiseras bolaget av Datainspektionen som menar att insamlandet inte är förenligt med personuppgiftslagen.
Publicerat 18 februari, 2014

Fastighetsbolag kartlade anställdas körvanor

Med ett gps-system i sina bilar kartlade ett fastighetsbolag i Malmö sina fastighetsskötares rörelsemönster och sparade uppgifterna i sju år. Nu kritiseras bolaget av Datainspektionen som menar att insamlandet inte är förenligt med personuppgiftslagen.

Ett fastighetsbolag i Malmö använde ett positioneringssystem i sina tjänstebilar för att kunna samla uppgifter till Skatteverket om de anställda fastighetsskötarnas antal körda mil i tjänsten. Nu kritiseras bolaget av Datainspektionen eftersom de insamlade uppgifterna även användes till andra syften, det skriver tekniktidningen Idg.se.

[ Annons ]

Enligt tidningen användes gps-loggarna bland annat som underlag till fakturering av fastighetsskötarnas arbete ute i fastigheterna, men också för att kontrollera om de anställda använt bilarna på ett otillåtet sätt. Därtill hade uppgifterna legat sparade i sju år.

Fastighetsbolaget använder ett gps-system i sina bilar i syfte att kunna lämna uppgifter till Skatteverket om de anställdas körda mil i tjänsten. Men gps-loggarna används för mer än så, bland annat som underlag till fakturering av fastighetsskötarnas arbete i olika fastigheter och för att se så om de anställda använt bilarna på ett otillåtet sätt. Samtliga uppgifter sparas i sju år.

Insamlandet och den långa lagringen av uppgifterna är enligt Datainspektionens bedömning inte förenligt med personuppgiftslagen så länge det inte finns konkreta misstankar hos arbetsgivaren om allvarligt missbruk. Myndigheten anser också att en lämplig period att spara uppgifterna är tre månader.

Idg.se skriver att fastighetsbolaget nu åläggs att bättre informera sina anställda samt förbättra rutinerna för insamling och åtkomst av positioneringsinformationen.

Experten reder ut: Så hanterar du PUL och GPS för dina anställda

Det har blivit allt vanligare att arbetsgivare använder positioneringssystem (GPS) för att kontrollera var fordon och anställda befinner sig under arbetsdagen. När man inför sådana system kan personuppgifter som skyddas av personuppgiftslagen (PUL) komma att beröras. Systemen i sig lagrar inte personuppgifter, men med till exempel en tjänstgöringslista kan man lätt knyta ett fordon till en enskild individ. En sådan indirekt koppling är tillräcklig för att PUL ska bli tillämpligt.

Innan en arbetsgivare inför GPS-positionering måste ändamålet för varför uppgifterna ska samlas in klart och tydligt ha bestämts. Det kan röra sig om säkerhets-, planerings- eller skatteskäl. Ändamålet med övervakningen antecknas lämpligen i ett policydokument. Behovet av att använda tekniken ska vara tydligt kopplat till företagets verksamhet. Arbetsgivaren måste ta ställning till om ändamålet motiverar att uppgiftsinsamlingen utförs på individnivå. Är ändamålet med införandet att föra statistik kan det vara tillräckligt att samla in uppgifter utan att enskilda kan identifieras.

Efter att uppgifter har samlats in får de inte användas för något ändamål som är oförenligt med vad som bestämdes innan insamlingen påbörjades. Uppgifter för säkerhetsändamål får till exempel inte senare användas för prestationsmätning. Ändamålet ska vidare vara förenligt med god sed på arbetsmarknaden. Kom ihåg att införandet av GPS-positionering är en viktigare förändring som ska förhandlas enligt MBL om du är bunden av kollektivavtal.

När det gäller införandet av körjournaler som bygger på GPS-positionering behövs det normalt sett samtycke från berörda arbetstagare. För att det ska vara fråga om giltiga samtycken enligt personuppgiftslagen måste de anställda kunna välja mellan manuellt förd körjournal och ett system som bygger på GPS. Det är tillåtet att använda GPS utan arbetstagarens samtycke så länge tekniken inte används på ett onödigt närgånget eller omfattande sätt Vidare måste arbetsgivaren överväga hur länge uppgifterna behöver sparas för de bestämda ändamålen. Är det av statistikändamål och uppgifterna är avidentifierade kan uppgifterna sparas hur länge som helst. Arbetsgivaren måste informera de anställda om vem som är personuppgiftsansvarig för behandlingen (normalt arbetsgivaren), ändamålen med behandlingen, hur länge uppgifterna kommer att sparas, om uppgifterna kommer att lämnas ut till någon utanför företaget samt upplysa den anställde om dennes rätt att få veta vilka uppgifter som finns registrerade och att få eventuellt felaktiga uppgifter rättade.

Sammanfattningsvis: efter en intresseavvägning enligt PUL, är det tillåtet att använda GPS för följande ändamål: logistik och fördelning av resurser, säkerhet, framställning av statistik samt klagomålshantering och kundservice. Det är inte tillåtet att använda GPS för rutinmässig kontroll av arbetad tid. Detta kan vara tillåtet undantagsvis vid konkret misstanke om allvarligt missbruk av arbetsgivarens förtroende, såsom missbruk av tidredovisning eller dylikt.

Torbjörn Carlberg

[ Annons ]

[ Nyheter ]
[ Reportage ]
[ Krönikor ]
[ Papperstidningen ]