Att effektivisera handlar inte alltid om att slimma organisationen. När det gäller fastighetsbolag kan det ge mer att se till att fastighetssystemet fungerar optimalt. Där finns det pengar att tjäna.
För ett halvår sedan gjorde Fastighetstidningen med Fasticons hjälp en analys av vad det kostar att ta hand om landets samlade fastighetsbestånd.
[ Annons ]
Slutsatsen blev att även om förvaltning till stor del präglas av en mängd relativt små affärer omsätter förvaltningsmarknaden varje år i princip samma belopp som transaktions- och byggmarknaden. Sett ur det perspektivet är det lätt att förstå med vilken entusiasm två effektiviseringskonsulter tar sig an uppgiften att tipsa om hur man bäst effektiviserar sin förvaltning. (Här hittar du råden från Anna Cedvén, rådgivare FM- och förvaltningsutveckling på Sweco, och Hanna Douglas, Förvaltningsstrategi AB.)
– Mät, utför och följ upp de många små sakerna istället för att tro att de stora ska frälsa dig. Börja i alla fall där, för då kan du också se vilka stora projekt som sedan verkligen lönar sig, säger Hanna Douglas.
Mät, utför och följ upp de många små sakerna istället för att tro att de stora ska frälsa dig.
Hanna Douglas, Förvaltningsstrategi AB
Anna Cedvén instämmer och menar att behovet av att effektivisera ofta är betydligt större än vad man är varse.
– Ska fastighetsbolag genomföra en ny- eller ombyggnad är det så självklart att man tar in en extern projektledare som styr upp projektet. Det interna utvecklingsarbetet tror man ofta att man ska klara själv. Men man behöver hjälp av någon som kan ta ett helikopterperspektiv, säger Anna Cedvén.
I regel tänker man att effektivisering handlar om att slimmaw organisationen, Vilket det också kan vara.
– Men där gör många fastighetsbolag misstaget att alltid börja längst ner i tron att det är driftsorganisationen som är kostnadsdrivande. Men det är inte så säkert, utifrån ett visst fastighets-bestånd går det kanske inte att göra driften effektivare, säger Anna Cedvén.
Men än viktigare är att tänka effektivitet i termer av vad organisationen faktiskt åstadkommer, alltså att fastigheterna fungerar optimalt.
– I likhet med industrin hanterar fastighetsbranschen mycket stora värden som inte är kopplade till personalkostnaden, men ändå är det ofta personalkostnaden som man jämför och ser. Inte sällan kan man istället öka kostnaden för drift och skötsel lite och få ner driftkostnaderna tiofalt. Det är driftnettot som är avgörande, säger Anna Cedvén.
Vad det handlar om är alltså att mäta och jämföra för att kunna prioritera rätt.
– Ofta hör man någon säga hur duktig man varit som sänkt energiförbrukningen med 15 procent. Men det säger ju egentligen ingenting, kanske ligger fastigheten i själva verket 50 procent över vad den borde göra, säger Anna Cedvén.
Dagens avancerade fastighetssystem underlättar insamling och analys av mätvärden. Men Anna Cedvén och Hanna Douglas varnar för att det är lätt att gå vilse bland alla funktioner.
– Försök inte att lösa alla problem med att köpa in ett system som löser allt. Att implementera ett stort system kräver enorma resurser. Förstår man inte varför man ska föra in en viss typ av uppgifter kommer ingen att göra det, säger Anna Cedvén.
