Allt fler företag väljer att inrätta flexkontor. Handlar det om besparingsiver eller är det ett sätt att få mer kreativa och produktiva medarbetare? Forskningen tvekar om vi presterar bättre genom att vistas i olika miljöer på jobbet. Vi tar tempen på tre olika kontor.
Flexkontor har varit i fokus de senaste åren. Det är kontor utan fasta arbetsplatser och där man byter miljö, eller zon, utifrån arbetsuppgifter. Varje dag ska arbetsplatserna rensas. Arbetsmaterial och personliga tillhörigheter ska förvaras i ett skåp eller i en ”verktygslåda”.
[ Annons ]
Ett lyckat flexkontor kräver också ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det vill säga en icke-hierarkisk organisation med en hög grad av digitalisering och transparens – så att medarbetarna verkligen flyttar mellan de olika zonerna, istället för att bara paxa en bestämd plats.
Men även om flexkontor nu införs på bred front berör det ännu så länge endast cirka tio procent av arbetskraften. De flesta svenskar sitter fortfarande i egna rum, tätt följda av dem som sitter i traditionella kontorslandskap.
Christina Bodin Danielsson är arkitekt vid Brunnberg & Forshed Arkitektkontor och kontorsforskare vid Arkitekturskolan, KTH. Hon menar att om man ser till prestation är cellkontor, alltså att sitta i eget rum, det absolut bästa.
”Ljudstörningar drar ner prestationsförmågan med 30 procent.”
Olika typer av kontor
Cellkontor eget rum med varierande möjligheter att mötas.
Öppet kontorslandskap eller storrum för mellan 10 och 24 personer. Största problemet är störande ljud vilket kan ge upphov till koncentrations- svårigheter och stress.
Kombikontor är eget rum och goda möjligheter att mötas.
Flexkontor bygger på ett aktivitetsbaserat arbetssätt som är digitaliserat och där kontoret delas upp i zoner: arbetsstationer med skrivbord, tysta arbetsrum, chattboxar för telefonsamtal, mötesrum och kök.
Utomhuskontor är en möblerad arbetsplats utomhus med wifi och elnät där man kan förlägga vissa moment under arbetsdagen.
– Ljudstörningar drar ner prestationsförmågan med 30 procent. Om man har ett koncentrationskrävande arbete är alltså cellkontor bäst. Flexkontor lämpar sig för många olika typer av kontorsarbete, där man inte har mycket ”fysiskt” material. Om du ibland behöver tystnad är det också bättre jämfört med ett traditionellt kontorslandskap.
Många kontorsjobb kräver en kombination av tyst koncentration och möjlighet till social samvaro för att de anställda både ska vara kreativa och må så bra som möjligt på arbetsplatsen. Nu pågår också flera forskningsprojekt för att mer exakt ta reda på hur flexkontor påverkar hälsan och prestationsförmågan.
Christina Bodin Danielsson är involverad i flera av dessa studier.
– Det pågår studier både om hur flytten till flexkontor påverkar medarbetarnas nöjdhet och om det främjar fysisk aktivitet. Resultaten är ännu så länge preliminära men generellt är medarbetarna mer nöjda med det nya kontoret. Avgörande är om det finns möjlighet att dra sig undan och välja mellan olika miljöer. Annars blir det bara en form av ”hot desking”, där man hämtar ut en dator, säger Christina Bodin Danielsson.
Susanna Toivanen är doktor i sociologi vid Stockholms universitet och forskar om dagens och morgondagens kontor. Hon har även skrivit handboken Framtidens arbetsplatser – att utveckla friska och hållbara kontor. Att bygga hållbart idag handlar inte bara om val av byggnadsmaterial och energiprestanda, utan också om att skapa en flexibel arbetsmiljö som får människor att må bra.
– När man idag bygger ett nytt kontorshus handlar det om hållbara materialval och att bygga enligt den högsta miljöstandarden. Samma omsorg borde läggas på utformningen av själva arbetsplatsen. Det handlar först om att skapa en bra arbetsmiljö med ljud, ljus och luft, sedan kan man titta på övriga inredningsdetaljer, säger Susanna Toivanen och fortsätter:
– Jag skulle vilja slå ett slag för kombikontoret som är en svensk uppfinning och bland annat fanns på SAS huvudkontor i Frösundavik, där jag jobbade då. Alla hade egna rum, men cirka 25 procent av tiden arbetade man på gemensamma arbetsytor. Det är förstås mer ytkrävande än dagens flexkontor.
När man pratar om arbetsplatser med hälsofrämjande effekter vill Susanna Toivanen också lyfta fram utomhusmiljöer som en dold resurs.
– Vi vet att naturen har en återhämtande effekt som både kan motverka stress och göra oss mer kreativa. Med dagens teknologi kan många uppgifter göras utomhus, till exempel ringa samtal, ha måndagsmöten eller medarbetarsamtal. Det kan räcka med korta utomhusvistelser för att få goda effekter. Våra fallstudier hittills visar att många anställda är intresserade av utomhuskontor.
”De flesta verkar må bäst av att sitta tillsammans. Fördelarna är att man blir en i gänget, känner av stämningar i gruppen och kan agera mer proaktivt”.
Susanna Toivanen arbetar också i ett projekt tillsammans med psykologen Christin Mellner om hållbart ledarskap i ett föränderligt arbetssätt.
Christin Mellner berättar att 1 800 chefer från olika branscher har svarat på en enkät om hur deras hållbarhet som chefer bland annat är kopplat till den kontorsmiljö som de sitter i.
– De flesta verkar må bäst av att sitta tillsammans. Fördelarna är att man blir en i gänget, känner av stämningar i gruppen och kan agera mer proaktivt. Det ger en bättre gemenskap och en bättre vi-känsla, men samtidigt måste det finnas miljöer dit alla kan dra sig undan vid behov, säger hon.
Så blir flexkontoret kreativt
Utgå från den egna verksamheten – passar ett aktvitetsbaserat arbetssätt för oss?
Det krävs en hög grad av digitalisering – det går inte att bygga in sig med pärmar.
Det krävs ett förändrat ledarskap som bygger på öppenhet, tilllit och transparens.
Förankra besluten och involvera medarbetarna i processen.
Många olika miljöer krävs – tysta zoner, mötesrum, olika typer av arbetsplatser och kreativa mötesplatser.
Var ständigt beredd att förändra – ett flexkontor blir aldrig färdigt.
Christin Mellner ser också hur digitalisering och det gränslösa arbetet, där jobb och fritid smälter samman, har skapat nya krav på våra kontor. I takt med att många inte längre måste gå in till kontoret kan man anta att det har blivit ännu viktigare hur kontoren ser ut.
– Många arbetar hemma när de behöver arbeta fokuserat, men vi behöver även sociala mötesplatser och sammanhang på arbetsplatsen som främjar samarbete, stöd och innovation. Ett sätt att kombinera detta, som vi ser, är att företag har en dag i veckan med obligatorisk närvaro på kontoret.
Oscar Hafvenstein, arkitekt på byrån Boys Don’t Cry, menar att drivkraften bakom aktivitetsbaserade kontor ofta är besparingsvilja, men att det fanns en god vilja när idéerna utvecklades från början.
– I många fall låter man bara kontorsland-skapet vara kvar som struktur, men minskar ytan och lägger till några skojiga mötesrum. Men genomfört från grunden kan det ge ett verkligt kreativt arbetssätt. Då handlar det om att skapa riktig transparens och låta människor jobba tillsammans på riktigt, bortom strikta besluts-hierarkier, till exempel genom att visualisera och att använda väggar, white boards och post-it lappar tillsammans så att de anställda verkligen lever sin verksamhet.
Som ett exempel tar Oscar Hafvenstein reklambyrån Saint Lukes i London som redan på 1990-talet skapade ett helt aktivitetsbaserat kontor, där man delade på datorer och arbetsplatser – och byggde olika rum utifrån sina uppdragsgivare.
– Jag ser det som en vattendelare där man antingen kan utmana sina sätt att arbeta genom att driva processen fullt ut eller så ska man inte utmana det egna arbetssättet så hårt. Att designa lokalen så att företagets värderingar lyser
igenom kan man göra oavsett. Problemet på många företag är att för många moderniseringsprojekt kommer på en gång, då tröttnar folk och produktiviteten minskar, säger han.
Vasakronan är kanske det fastighetsbolag som tydligast förknippas med flexkontor och ett aktivitetsbaserat arbetssätt.
Britt Lindqvist är utvecklingsansvarig på Vasakronan och berättar lite överraskande att när ett företag kommer till henne med önskemålet om ett aktivitetsbaserat flexkontor börjar hon med att fråga ”varför då?”
– Det är inget självändamål att införa flexkontor och det passar inte för alla verksamheter. Men vi håller gärna våra kunder i handen och hjälper dem att fatta rätt beslut. Därför har vi gått från att enbart hyra ut lokaler till att bli en strategisk rådgivare.
Hon menar att flera förutsättningar måste vara uppfyllda för att det ska fungera med ett flexkontor och ett aktivitetsbaserat arbetssätt. De viktigaste är en digitaliserad arbetsprocess, ett stöttande ledarskap och en inkluderande process där medarbetarna lotsas in i ett nytt sätt att arbeta.
– Vi börjar alltid med ledningsgruppen för att ta reda på om de är redo för ett nytt arbetssätt. Det är många känslor involverade i min plats och mina saker, och alla chefer är kanske inte beredda att ge upp sitt hörnrum. Då gäller det att vara trygg i sitt ledarskap och basera det på kunskap framför status.
Men hur går det för Vasakronans huvudkontor, som i snart fem år har suttit i flexkontor på Mäster Samuelsgatan i Stockholm? Hur hållbart, kreativt och produktivt är det i längden med cirkustält, bersåer och löpband?
– Våra interna och självuppskattande mätningar visar att många av mina kollegor känner sig mer kreativa och produktiva sedan vi flyttade hit. Jag tror att mixen av kollegor som sitter tillsammans på olika sätt gör att det blir en kreativ arbetsmiljö. Alla vill dela med sig av sina kunskaper. Men man kan aldrig tänka att ett aktivitetsbaserat kontor är färdigt – då fungerar det inte!
”Människor som mår bra och trivs, presterar helt enkelt bättre. Det måste vägas in ännu tydligare när vi planerar våra kontor framöver.”
Till syvende och sist är det alltså medarbetarna på kontoret som avgör om en kontorsflytt blir lyckad eller inte. Britt Lindqvist tror att det i framtiden blir ännu viktigare att sätta människors välbefinnande i centrum.
– Ett exempel är den nya Well-standarden som utgår från sju koncept som påverkar vår hälsa: luft, vatten, ljud, ljud, kost, motion och välbefinnande. Människor som mår bra och trivs, presterar helt enkelt bättre. Det måste vägas in ännu tydligare när vi planerar våra kontor framöver.
Läs också:
TUI: Charterresor inspirerar kontoret
Gavlegårdarna: Känsla som hemma
Football Addicts: ”Vi blir lite som ett fotbollslag”
