Upphandla rätt

Brist på kunskap leder till att många fastighetsägare använder fel standardavtal när tjänster ska upphandlas. Det kan leda till att man inte får vad man beställt, och i värsta fall att man inte har rätt att ställa relevanta krav på leverantören.

Annons:

Annons:

Annons:


Det kan gå till så här: En fastighetsägare ska köpa en tjänst av en städfirma. När beställaren ska skriva avtal så används det standardavtal man känner till, vilket ofta blir ABT06. Problemet är att ABT06 är framtaget för byggbranschen och anpassat för projekt som har en början och ett slut. Vad man i stället skulle ha använt sig av är abff, som är anpassat för löpande tjänster.

– AB och ABT har funnits så länge och är ofta de standardavtal folk känner till. När det sedan ska upphandlas återkommande tjänster inom fastighet tänker man automatiskt på ABT, för det handlar ju om funktionsentreprenader. Och så länge det inte uppstår några tvister så kommer det sannolikt inte orsaka några större problem, säger Anna Cedvén, fastighetsförvaltningsrådgivare på Förvaltningsstrategi.

Men om parterna är oense så behöver man kunna gå tillbaka till branschregelverket. Och då visar sig problemen. Exempelvis uppstår ”fel” i en byggentreprenad i samband med slutbesiktning, då det är vid den tidpunkten funktionen ska finnas. Men i en tjänsteentreprenad uppkommer fel huvudsakligen under entreprenadtiden, så fort leverantören avviker från avtalad prestation.

– Tänk dig då att du har ett femårigt funktionsavtal på städning enligt ABT, och inte har rätt att hävda att tjänsten är bristfällig förrän avtalets sista dag, eftersom du helt enkelt inte har stöd i branschregelverket, säger Anna Cedvén.

Tänk dig då att du har ett femårigt funktionsavtal på städning enligt ABT, och inte har rätt att hävda att tjänsten är bristfällig förrän avtalets sista dag.

Varför har det då blivit så här? Enligt Anna Cedvén beror det delvis på att tjänsteavtal inte tas på allvar i fastighetsbranschen, och att kompetens därför saknas. I ett byggprojekt är det normalt att anlita konsulter som är väl införstådda med de regelverk som gäller och kan använda de mallar som finns. Men när det ska göras en tjänsteupphandling är det mer ovanligt att man tar hjälp, så vem ska då göra förfrågningsunderlaget?

Anna Cedvéns tre tips för bättre avtal
1. Ordna en struktur för vem på företaget som äger avtalen och vem som följer upp dem.
2 Se till att använda branschregelverk och mallar som finns – på rätt sätt.
3 Våga ta rodret och se till göra korrekt förfrågningar så att det är du som sätter villkoren i avtalen.

– Då hamnar det normalt sett i knät på en upphandlare på inköpsavdelningen. De kan upphandlingsregler, men det är inte säkert att de är insatta i branschregelverken, och framför allt inte i tjänsten som beställs. Och då är det lätt hänt att de använder sig av fel standardavtal, eftersom man tror ABT nog kan appliceras även på tjänster, säger hon. Eller att man inte använder något branschregelverk, fast det finns tillgängligt.

För att få full kontroll över upphandlingar och standardavtalen bör beställaren enligt Anna Cedvén börja med att se över sin internstruktur och ha koll på vem på företaget som är avtalsägare och vem som praktiskt och teoretiskt följer upp att avtalen följs.

– Alla fastighetsägare behöver någon form av inköpskompetens, någon som hanterar alla löpande tjänster. Den personen bör naturligtvis även veta vilket standardavtal som ska användas. Det är även viktigt att man har någon form av systemstöd för att ha ordning på sina avtal, så att man vet när de går ut och när det är dags att upphandla nytt.

– Hm, det är dags att anlita någon som kan sköta vår utemiljö…

Tre vägar till avtal
…psst, bara en kommer funka!

1. – Hej, kan du sköta utemiljön åt oss?

Även om man frågat flera så är det omöjligt att jämföra anbuden. Kanske är det mesta muntligt avtalat. Ospecificerat kommer det helt klart att vara.

Efter en månad skickar leverantören faktura för plantering av sommarblommorna, med högt timpris och tio dagars betalningstid. Du som trodde att arbetet ingick i ersättningen, och tycker dessutom att timpriset är hiskeligt. Men du inser att det inte finns nedskrivet och kan därför inte invända.

Varning! Som upplagt för strul. Här finns inget dokument att falla tillbaks på.

2. – Här kommer en lista på vad vi vill ha utfört. Är ni intresserade?

Svaren kanske är jämförbara. Men stor risk att anbudsgivarna svarat på olika saker. Med lite tur är kanske avtalet relevant för tjänsten. Troligen inte.

Du har pustat ut efter att ha konstaterat att du betalar till rimliga villkor när en stor gren faller ner och skadar en byggnad. Eftersom avtalet inte baserar sig på rätt regelverk finns inte rätt ansvarsreglering. Och kom du ihåg att kräva att leverantören har en relevant försäkring?

Kan funka. Men stor risk att det uppstår tvister och problem utan referens till standarder.

3. – Här kommer vår förfrågan enligt branschstandard. Vi ser fram mot ert anbud.
(Leverantörerna kan bedöma riskerna och lättare förstå vad du vill ha eftersom förfrågan bygger på mallar tillhörande branschregelverken.)

Anbud från leverantörer är jämförbara eftersom alla har räknat på samma sätt. Om branschregelverket följts kommer avtalet att vara relevant för tjänsten man köper.
(Anbuden blir jämförbara anbud när reglerna är kända. Det innebär mindre risk för att något viktigt saknas i ditt anbud. Avtalet innehåller en mängd juridiska skrivningar i branschregelverket som du inte själv hade tänkt på att få med. Avtalet speglar tjänsten eftersom du har fått hjälp av mallarna att beskriva den.)

Leverantören tar en chansning och skickar faktura med högt timpris och tio dagars betalningstid. Men du har ett tydligt avtal där det framgår vad som ingår i fasta ersättningen och timpriser för det som ändå ska faktureras. Och enligt ABFF ska fakturor ha 30 dagars betalningstid.

Så här bör det göras. Uppstår det meningsskiljaktigheter finns det svart på vitt vad som gäller.

 

Fyra viktiga branschregelverk inom bygg och förvaltning

Branschregelverken är utarbetade av parterna, det vill säga beställare och leverantörer ihop. Det borgar för att de är en trygghet för båda, och inte ger den ena parten en ensidig fördel.

ABFF
För återkommande tjänster som fastighetsdrift, förvaltning, städning. Utarbetas och utges av föreningen Aff – forum för förvaltning och service.

ABT
För byggprojekt som är totalentreprenader, det vill säga där entreprenören inte får färdiga handlingar utan själv projekterar. Vanligt vid mindre projekt. Utarbetas av BKK, Byggandets kontraktskommitté och utges av Svensk Byggtjänst.

AB
För byggprojekt som är utförande-entreprenader, det vill säga där beställaren först tar fram handlingar och sedan handlar upp utifrån dem. Vanligare vid större projekt än mindre. Utarbetas av BKK, Byggandets kontraktskommitté och utges av Svensk Byggtjänst.

ABK
För avtal med konsulter, till exempel för projektledare, arkitekter och konstruktörer. Utarbetas av BKK, Byggandets kontraktskommitté och utges av Svensk Byggtjänst.

Annons: