Motionera – det mår föreningen bra av

Även om det kan verka avlägset så är det dags att påbörja förberedelserna inför vårens föreningsstämma. Ett av de viktigaste verktygen för att skapa engagemang i föreningsarbetet är att uppmuntra motionsskrivandet.

Annons:

Annons:

Annons:


I vissa bostadsrättsföreningar är motioner sällsynta, andra kan få tillbringa många timmar av föreningsstämman med att behandla motioner. Visst kan det upplevas som betungande, men se det hellre som ett friskhetstecken. Motioner är viktiga för föreningens funktion och fortlevnad. Utan engagemang blir det snart en trist och tämligen död förening.

Utan engagemang blir det snart en trist och tämligen död förening.”

Det är det viktigaste. Men det finns samtidigt en rad formella krav som måste uppfyllas. För att motionen ska behandlas ska den vara inkommen i rätt tid. Den som nekas på grund av att tiden runnit ut kan kanske uppleva det som paragrafrytteri. Men förklara då att det handlar om att styrelsen måste ha tid på sig för att kunna ge ett underbyggt och seriöst svar. Om formalia inte uppfylls bör styrelsen kontakta motionären och be om ett förtydligande.

När motionsstopp infaller framgår oftast av stadgarna, men i utlysandet av föreningsstämman ska det också anges när sista motionsdag är och vart de ska skickas.

Alla motioner som inkommit ska behandlas av bostadsrättsföreningens styrelse. Styrelsen ska besluta om hur man anser att föreningsstämman ska behandla motionen. Man ska också lämna en kommentar som ger argument för det förslag man lämnar. Styrelsen kan föreslå föreningsstämman att:

• bifalla motionen, om man tycker att den är bra.
• avslå motionen om man inte tycker att förslaget är bra, hållbart eller genomförbart.
• anse motionen besvarad, om det som tas upp redan görs eller är under arbete.
• lämna motionen utan åtgärd, om det som tas upp ligger utanför bostadsrättsföreningens verksamhetsområde eller utanför föreningsstämmans befogenhet.

Innehåller motionen flera olika yrkanden kan styrelsen  bifalla ett yrkande, avslå ett annat och lämna ett tredje utan åtgärd.

Ibland kan det vara näst intill omöjligt att förstå vad motionären egentligen vill. Det finns exempel på att motioner inte har tagits upp för att de saknat yrkanden eller på annat sätt inte varit korrekt formulerade. Det tycker jag är synd, för egentligen är det inte så svårt att skriva en motion som är både korrekt och lätt-begriplig. Här är några bra skrivtips att delge medlemmarna:

• Rubrik – en kort beskrivning vad motionen handlar om.
• Brödtext – här förklarar du, med fördel kort och kärnfullt, bakgrunden till ditt förslag, och argumenterar för din sak.
• Yrkande – det måste finnas ett konkret förslag som föreningsstämman kan säga ja eller nej till.
• Motionen ska vara underskriven av den eller de som står bakom. Observera att en motion inte automatiskt får större tyngd bara för att den har många underskrifter!
• Om motionen e-postas eller faxas till styrelsen, måste det ändå skickas ett original per post, eller personligen, där samtliga motionärers namnteckning finns med.

Glöm inte bort att samtliga motioner, med styrelsens yttrande, ska finnas i handlingarna till föreningsstämman.

Jag inledde med att skriva att jag ser många motioner som ett friskhetstecken. Men det kan ibland faktiskt bli för mycket. I en del föreningar finns det personer som inte drar sig för att överösa styrelsen med motioner inför föreningsstämman. Orsakerna varierar men de är tidskrävande att hantera för såväl styrelsen som för medlemmarna som är med på årsmötet.

Huvudregeln är fortfarande att alla inkomna motioner måste behandlas av styrelsen oavsett vem som lämnat in dem. Det är mycket viktigt vilket bemötande missnöjda personer får när de beklagar sig. Inta inte automatiskt en försvarsposition. I stället bör man vara öppen, lyssna, behålla lugnet och svara på kritiken på ett så balanserat sätt som möjligt. Även ”rättshaverister” förtjänar ett respektfullt bemötande. Glöm inte att ni talar med en person som i någon mening faktiskt kan ha rätt.

Carl Stenberg, fastighetsjurist Fastighetsägarna GFR, carl.stenberg@fastighetsagarna.se

Annons: