Kontoret bortom kvadratmetrarna

Arbeta på kafé eller hemma hos? Följ med när Victoria Gillberg, reporter på Fastighetstidningen, testar de senaste trenderna.

Annons:

Annons:

Annons:


PÅ REDAKTIONEN

Fyra och fyra står skrivborden i lokalen som rymmer arbetsplatser för 50 anställda. Dörren till skrivarrummet ligger snett bredvid mig och ljudet från svängdörrarna som slår är konstant. I ögonvrån ser jag någon närma sig och jag lyfter huvudet och släpper artikeln jag skriver med blicken. ”Undra om det är något till mig” hinner jag tänka innan hen passerar och kollegan bredvid undrar om jag kan bolla några rubriker. Jag sparar de två raderna av min artikel om kontorstrender. Så fortsätter dagen på kontoret där jag och redaktionen sitter i ett öppet kontorslandskap.

Endast sju procent av svenskarna vill sitta i öppna landskap enligt en ny undersökning och flera studier visar att arbete i kontorslandskap innebär ökad belastning på arbetsminne, koncentration, uppmärksamhet och försvårar inlärning.
Endast sju procent av svenskarna vill sitta i öppna landskap enligt en ny undersökning och flera studier visar att arbete i kontorslandskap innebär ökad belastning på arbetsminne, koncentration, uppmärksamhet och försvårar inlärning.

Marknaden för kontor i Sverige är het med låga vakansgrader och stigande hyresintäkter. Lika heta är diskussionerna kring hur vi utformar kontoren och för att attrahera nya hyresgäster gäller det att fastighetsägare hänger med. För att få koll på de senaste kontorstrenderna bestämde jag mig för att testa att jobba i fem olika kontorsmodeller: öppet landskap, aktivitetsbaserat kontor, coffice, hoffice och eget rum.

Det ska sägas att det finns stora förtjänster med att dela kontorsyta med kollegor men det beror på hur detta görs.
Christina Bodin Danielsson, kontorsspecialist och forskare

Öppna kontorslandskap har sedan en tid blivit allt mer populära. Mycket på grund av att de ger lägre kostnad per anställd men också för att det är enkelt att möta organisatoriska förändringar i denna kontorstyp, en allt viktigare faktor i en alltmer föränderlig värld. Men forskning visar att exponeringen för miljöfaktorer som genererar stress ökar i traditionella kontorslandskap menar Christina Bodin Danielsson, kontorsspecialist på Brunnberg & Forshed Arkitektkontor och forskare och lärare vid både Arkitekturskolan och KTH samt vid Stressforskningsinstitutet på Stockholms universitet.

Hon har under många år forskat på kontorstrender och bland annat skrivit boken Vad är ett bra kontor?

– Det ska sägas att det finns stora förtjänster med att dela kontorsyta med kollegor men det beror på hur detta görs, arkitektoniskt och funktionellt, säger hon.

Christina Bodin Danielsson menar att ett bra kontor bör utformas utifrån vad företaget vill uppnå.

– Det beror på vad man har för perspektiv – ifall man har inspiration, innovationskraft, arbetstillfredsställelse, hälsa och låg sjukskrivning, eller ifall man har flexibilitet eller låg kostnad per kvadratmeter som mål. Man måste förstås göra en grundlig analys av företagets vision för framtiden, varumärket, hur man arbetar och alltid utgå från den enskilda verksamheten.

Hon sätter upp fyra kriterier för vad ett bra kontor i framtiden bör svara upp till: reflektera företagets varumärke och personlighet, ha en bra arbetsmiljö, vara flexibelt samt hållbart både utifrån byggteknik och kontorsbeteende samt miljömässig livsstil.

Hos Vasakronan
Ett kluster av skrivbord samsas med projektbord där ljudet isoleras av skärmar eller växter. Längst bort ligger den tysta avdelningen som idag är fylld av intensivt arbetande människor. Jag sitter på ett aktivitetsbaserat kontor och inser hur teknikberoende den här kontorsmodellen är. Här inleder jag dagen vid ett projektbord tillsammans med redaktionen och på en kvart har vi ostört gått igenom sidplanen.

Aktivitetsbaserade kontor är egentligen inget nytt. Idéerna har funnits i cirka 30 år men först nu, tack vare den digitala utvecklingen, har kontorsmodellen fått genomslag. Här har medarbetarna inget eget skrivbord utan lokalerna är uppdelade i zoner för olika slags arbete.

Jag tar med mig datorn till den tysta delen för att leverera dagens artikel. En timme senare flyttar jag  till ett av konferensrummen för att genomföra nästa intervju ostört.

Våra kunder kräver idag att kontoren är flexibla, inspirerande och hållbara.
Anna-Lena Carlstedt, affärsutvecklare på Fabege 

Det aktivitetsbaserade kontoret är en modell som länge diskuterats men som först nu möjliggjorts tack vara den digitala utvecklingen.

Här har medarbetarna inga fasta arbetsplatser, utan kontoret är uppdelat i zoner för de olika arbetssituationer som behövs just i det företaget, med allt från tysta avdelningar till projektbord
och bibliotek.

– Vi märker att företagen i större utsträckning har förstått vikten av att skapa en bra arbetsmiljö för medarbetaren. Det är inte längre det enskilda kontoret som är viktigt, utan även kontorets profil och stadsdelen som kontoret ligger i. Våra kunder kräver idag att kontoren är flexibla, inspirerande och hållbara, säger Anna-Lena Carlstedt, affärsutvecklare på Fabege.

Och jag gillar det aktivitetsbaserade kontoret, miljöombytena minskar min kaffekonsumtion och jag har fått en känsla av att jag hinner med det jag ska under dagen. Men jag inser vid arbetsdagens slut att någonstans på vägen mellan de olika miljöerna försvann mitt block med anteckningar från dagens intervjuer. Det blir till att göra om dem i nästa kontorsmiljö.

Aktivitetsbaserade kontor har varit kontorsbranschens snackis och alla jag talar med tror att de kommer ha en viktig roll även i framtiden, men bara som en av flera olika lösningar.

– Vi tror inte att aktivitetsbaserat kontor är en lösning för alla. Det gäller att leta i den floran av kontorsmodeller som finns, för att hitta den lösning som passar bäst baserat på vad företaget jobbar med och vilka mål de har. Man måste kunna svara på frågan vad kontoret ska uppnå, säger Britt Lindqvist, utvecklingschef och arbetsplatsstrateg på Vasakronan.

Den tekniska utvecklingen och konkurrensen om kompetent arbetskraft har förändrat hur företag ser på sina kontor.

– Vi ser att dagens medarbetare arbetar mer mobilt och gränserna mellan arbetstid och fritid suddas ut. Detta ställer inte enbart krav på arbetsplatsens utformning utan det utmanar också IT-teknik och det ledarskap som krävs. Arbetsgivare fokuserar än mer på flexibla kontorslösningar. Oavsett våra kunders val av kontorslösning behöver vi tänka mer på att anpassa arbetsmiljöerna till ett mer flexibelt sätt att arbeta, säger Anna-Lena Carlstedt.

PÅ COFFICE
För en kaffeälskare som jag är kafékontoret paradiset. Här har alla varsin Macbook och laddningssladdarna bildar en labyrint över golvet, på väg till toaletten får man akta sig för att inte snubbla.

På Coffice på Södermalm i Stockholm kan medlemmar köpa kaffe, hyra konferensrum till rabatterade priser och värma lunchlådan. Kollegorna blir andra kafébesökare och cofficemedlemmar.
På Coffice på Södermalm i Stockholm kan medlemmar köpa kaffe, hyra konferensrum till rabatterade priser och värma lunchlådan. Kollegorna blir andra kafébesökare och cofficemedlemmar.

Stadens puls är precis utanför dörren och ett par gånger glider tankarna iväg, kanske mer än vanligt för att det känns mer som en lördagsförmiddag än den måndagsmorgon som det faktiskt är. Men kafékollegornas smattrande tar mig snabbt tillbaka till verkligheten och deadlinen som hägrar. Jag känner mig kreativ men mailen och samtalen till kollegorna på kontoret blir allt fler.

Idag har stadens kaféer blivit ett vanligt komplement till kontoret. Ett företag som tog fasta på det var arkitektbyrån Combine som skapade Coffice, ett kontor i gränslandet mellan kafé och kontor. Här kan man komma och jobba en dag eller betala för ett medlemskap och få tillgång till alla rum, skrivare, mikrovågsugn och rabatterade priser.

Anders Marsén, en av Coffices grundare, är numera van att få intervjuförfrågningar.

– Det har redan börjat komma fler liknande lösningar i Stockholm. Att driva ett coffice är en komplex verksamhet med flera delar att sköta och därmed är det en utmaning att skapa både ett bra koncept och en bra lönsamhet. Men vi kommer att fortsätta att utveckla konceptet.

PÅ HOFFICE
Steget mellan Coffice och Hoffice,  är i alla fall bokstavligen inte så stort, men känslan helt annorlunda. I Betty Jarras hem är det fullt av växter och på timern som meddelar när arbetspasset är över tickar sekunderna iväg fort. På Hoffice är jag avslappnad på det där sättet som man är när man inte sitter på ett kontor eller ett kafé, men inte så avslappnad som när jag arbetar från mitt eget hem.

Och bara av att veta att de andra kommer fråga hur det gått får mig att skärpa mitt fokus. Förutom att jag saknade min ergonomiska kontorsstol och kollegorna för diskussion var Hoffice utmärkt för min effektivitet.

På Hoffice arbetar man i pass på 45 minuter och innan varje pass berättar man för gruppen vad man ska jobba med. Och ja, målet kan vara ett träningspass.

– Den här disciplinen lyckas jag aldrig med hemma säger Zandra Hedlund, som skriver sin magisteruppsats och är en van Hofficebesökare. Här fokuserar man under den uppsatta tiden och eftersom den bara är 45 minuter är det inte så svårt att undvika distraktioner som Facebook.

Hoffice är den senaste av kontorstrenderna. Här samlas man, oftast via Facebook-events, hemma hos någon och jobbar. Dagen delas upp i 45 minuterspass där deltagarna inför varje omgång berättar vad de tänkt uppnå för att sedan arbeta i tysthet. Passen blandas med pausaktiviteter som kan vara allt från värderingsövningar till promenader eller bara en kopp kaffe.

Hoffice lyckas med det som många kontor försöker med idag, att skapa en trygg miljö där medarbetarna både känner sig fria och produktiva.

– Det vi försöker göra med kunderna är att fånga det beteende som de är ute efter. Om ett företag till exempel vill ha mer initiativrika medarbetare så försöker vi skapa en miljö som bjuder in till det, säger Britt Lindqvist.

Och även om långt ifrån alla kunder är med på det tänket så tycker Britt Lindqvist att färre och färre kunder kommer in och vill ha ett visst antal kvadratmeter.

– Frågan om antalet kvadratmeter kommer längre ner i processen idag, men för bara några år sedan var det den första frågan man ställde. I slutändan kan det bli så att företaget hyr färre kvadratmeter, men det gör ingenting. Vi hyr inte ut så mycket som möjligt, utan vill hyra ut så bra som möjligt så att hyresgästerna sitter kvar i sina lokaler. Det som passar bra idag kanske inte alls passar bra om fem år och då vill vi vara med på den resan, säger Britt Lindqvist.

Pulsen går ner och tankarna får avslutas och följa på varandra.

PÅ MISTRA
Genom de stora fönstren flödar ljus och jag går genom korridorerna med dörrar på väg till mitt rum för dagen. På Mistra, stiftelsen för miljöstrategisk forskning, sitter alla i egna kontor och när jag stänger dörren och fäller persiennerna känner jag ett lugn infinna sig. Pulsen går ner och tankarna får avslutas och följa på varandra. På två timmar har jag både hunnit med att skriva klart artiklar och planera nya. Men jag saknade någon att bolla rubriker och finurliga formuleringar med.

Mer än var femte vill sitta i ett eget rum och arbeta visar nya studier. Enligt till exempel arbetslivsforskaren Susanna Toivanen bör människor som har koncentrationskrävande arbete och behöver prata mycket i telefon sitta i enskilda arbetsrum.

Trots att behovsanpassade kontor är på allas läppar visar en färsk undersökning att hela 52 procent av alla kontorsarbetande vill arbeta i ett eget rum. Samma undersökning visar att endast sju procent vill sitta i öppna landskap.

Och faktum är att eget rum fortfarande är den vanligaste kontorsmodellen i Sverige.