Gunnel Forslund och Jan Forslund har tillsammans skrivit boken ”Bästa inneklimat till lägsta energikostnad”.
Publicerat 20 juni, 2016

5 steg för bättre förvaltning

Modern teknik kan göra underverk. Men ska man förbättra driftnettot krävs det insatser även på andra håll. Här är Gunnel och Jan Forslunds tips som hjälper dig att skapa en effektivare förvaltningsorganisation.

Kan en socionom och psykoterapeut vara lösningen när ett fastighetsbolag ska ta tag i energi- och driftfrågor? Ja, om man som Gunnel Forslund har en make som länge arbetat med energi- och driftfrågor i fastighetsbranschen.

[ Annons ]

[ Annons ]

– Janne körde teknikutbildningar och upplevde det som att något fattades. När vi pratade med varandra om de problem som fanns i många fastighetsbolag kom vi fram till att det var det sociala perspektivet som saknades. Jag har alltid intresserat mig för samarbete och konflikthantering så därför kändes det naturligt att knyta samman våra kompetenser och låta utbildningen omfatta båda delarna, säger Gunnel Forslund.

Jan Forslund har under flera år arbetat med praktisk utbildning av driftpersonal i fastighetsbranschen. Det var i samband med utbildningarna som han förstod att effektiv förvaltning inte enbart handlar om det tekniska – även sociala faktorer som samverkan, delaktighet och samsyn måste finnas med.

I boken ”Bästa inneklimat till lägsta energikostnad” har de samlat sina tankar och erfarenheter. Ett ”sociotekniskt” perspektiv präglar både bok och utbildningar.

– Alla i branschen känner till vikten av att spara energi och vet vilka mål som har satts upp av EU och riksdagen. Det är hög tid att se till att de målen uppnås, säger Jan Forslund.

Och, som sagt, lösningen för att spara energi handlar inte bara om det tekniska.

Exempelvis skapar kulturell mångfald, både bland anställda och kunder, förutsättningar för samarbete, goda värderingar och ökad förståelse för framtida utmaningar.

– Allt fler har börjat förstå att de sociala faktorerna i organisationen är viktiga och vi känner att mycket håller på att hända. Numera finns ett intresse av att rigga organisationen för att möta dessa krav med kunnig driftpersonal, samordning av resurser och en tydligare service mot hyresgästerna för att involvera alla att gå mot samma mål, säger Gunnel Forslund.

Allt fler har börjat förstå att de sociala faktorerna i organisationen är viktiga

Men hon menar att det ofta saknas tydliga strategier för genomförandet.

Här delar Gunnel och Jan Forslund med sig av fem steg som hjälper dig att komma igång.

1. Sätt upp en tydlig vision

Det är viktigt att som fastighetsbolag sätta upp en vision för var man vill att verksamheten ska befinna sig i framtiden. Fundera över hur bolaget vill vara med och påverka samhället. Det kan göras i stora penseldrag och sträcka sig fem till tio år fram i tiden. Visionen ska beskriva en vilja snarare än konkreta mål. Därefter gäller det att se till att alla i organisationen känner till visionen, även hyresgästerna och kunderna.

2. Ha konkreta mål

Se över vad bolaget har för resurser och fundera på om det finns tillräckligt med tid för att kunna minska energianvändningen. Utifrån det kan man sedan formulera realistiska mål som delas upp i flera delmål. Bestämmer sig bolaget för att energieffektivisera då måste det göras i hela organisationen och alla måste känna till målen.

Målen ska vara konkreta och ska kunna formuleras i siffror. Det är enkelt att följa upp ernergimål med de mätare och energistatistiksystem som finns idag.

3. Skapa en motivation

Medarbetarnas engagemang bygger på motivation inför sina arbetsuppgifter och är en förutsättning för att nå målen. Alla ska känna sig delaktiga och betydelsefulla i förändringsarbetet. För att även hyresgästerna ska känna intresse krävs att det finns incitament till att förändra sitt beteende. Utlys en tävling för dina hyresgäster med en vinst som innebär en förbättring. Var noga med att göra avstämningar och återkoppla om hur det går.

4. Ha dialog om konflikter

Alla chefer och arbetsledare bör ha en utbildning i konflikthantering. Konflikter som får växa saboterar alltid samverkan och skapar en företagskultur med ett ”revirtänkande”. Ett gott bemötande inom organisationen och mot hyresgäster eller kunder skapar alltid ett effektivt och bra resultat. Medarbetarsamtal är ofta en lågprioriterad uppgift mellan arbetsledare och anställd för att det ses som tidskrävande. Men samtalet har en viktig funktion att fylla och ger möjlighet att tala om utveckling och trivsel. Syftet är att skapa förtroende och en ökad förståelse. Att få och ge återkoppling är viktigt för alla.

5. Använd tekniken rätt

När man har ett stort bestånd är IT-lösningar nödvändiga för att klara av det administrativa. Men det är viktigt att man inte låser sig framför datorn. Fastighetssystem ska användas som ett verktyg och inte ersätta den dagliga kontakten med kunder och driftutrymmen. Att arbeta förebyggande och upptäcka fel och brister är alltid kostnadseffektivt. Använd ett system som gör att man ändå kommer ut och träffar sina kunder. Då får man en mycket effektivare förvaltning. Använd inte teknik som är onödigt komplicerad. Det är jätteviktigt att inte skapa några tekniska julgranar som ingen klarar av att hantera.

Mångfald vägen till framgång

Gunnel och Jan Forslund menar att kulturell mångfald kan bli en framgångsfaktor. I mars lanserades snabbspåren till fastighetsbranschen för nyanlända tekniker och ingenjörer. Tanken är att nyanlända med rätt kompetens ges en snabbare väg in i branscher där det fattas arbetskraft.

– Snabbspåren bidrar till att arbetsgivare får möjlighet att få tag i rätt kompetens samtidigt som nyanlända får jobba i sitt yrke, sa arbetsmarknadsminister Ylva Johansson (S) i samband med att förslaget presenterades förra året.

För fastighetsbranschen innebär snabbspåren att företag kan erbjuda praktik och utbildningsmöjligheter för fastighetstekniker och ingenjörer som det idag råder brist på.

Genom matchningar har Arbetsförmedlingen hittat 135 personer med erfarenhet som fastighetstekniker och 200 personer med ingenjörserfarenhet. Den totala siffran för antalet nyanlända som kan passa för olika typer av jobb i fastighetsbranschen uppgår till cirka 2 000 enligt Arbetsförmedlingen. Hos Arbetsförmedlingen finns ytterliga information om snabbspåret.

[ Annons ]

[ Annons ]

[ Nyheter ]
[ Reportage ]
[ Krönikor ]
[ Papperstidningen ]